Sähköposti on 20 vuoden aikana palvellut hyvin työpaikkoja verrattuna aikaan, jolloin sitä ei ollut. Ongelma on kuitenkin sen liikakäyttö, mikä on ymmärrettävää, kun parempaa tapaa viestiä työpaikan eri ryhmien kesken ei ole ollut.

Nyt on.

Lupaan, ja omasta kokemuksesta tiedän, että sisäinen some eli jokin yhteisötyökaluista koko organisaation käyttöön jalkautettuna vähentää työpaikan sisältä tulevan sähköpostin määrän kymmenekseen. Jos nyt saat 50 viestiä päivässä, jatkossa saat 5. Lupaan.

Esimerkki sisäisestä somesta, Workplace

 

Ryhmäviestit someen, kahdenkeskiset sähköpostiin

Sähköposti on alunperinkin tarkoitettu kahdenväliseen viestintään – ei ryhmien viestintään. Kun sitä käytetään ryhmäviestintään, me kaikki tiedämme sen aiheuttaman tuskan: yksi keskustelu voi jatkua ikuisuuden sähköpostissa, ja uusia viestejä samaan aiheeseen bongahtelee sieltä täältä. Yhdessä sähköpostissa voidaan käsitellä viittä eri asiaa, etkä todellakaan pysy perässä, mitä puhutaan missäkin. Joku saattaa mennä kysymään sähköpostilla isolta ryhmältä sähköpostilaatikon räjäyttävän kysymyksen ”mikä näistä ajankohdista sopisi sinulle parhaiten” tai ”mitä mieltä olet näistä vaihtoehdoista”. Hermohan siinä menee, kun vastauksia tulee monta päivää peräkkäin.

JOUKKOSÄHKÖPOSTIT AIHEUTTAVAT TURHAA STRESSIÄ JA KIIRETTÄ

Suurin ongelma ryhmäviesteissä on se, että saatat olla mukana vain siksi, että satut kuulumaan johonkin postituslistaan, vaikkei keskustelussa käytävä asia kuulu sinulle mitenkään. Mutta kun se on tullut sinun henkilökohtaiseen sähköpostiisi, et voi sivuuttaa sitä, koska sinä et tiedä, onko lähettäjä halunnut, että juuri sinä luet sen vai et. Koemme stressiä, jos jätämme sähköposteja lukematta, ja mutta sitten vasta koemmekin stressiä, jos luemme kaikki viestit läpi ja teemme sitten päivän päätteeksi työmme illalla kotona, kun ne jäivät päivällä tekemättä.

RYHMIEN VIESTINTÄ ON HELPOMPAA SISÄISESSÄ SOMESSA

Kaikki joukkosähköpostit on syytä unohtaa, kun sisäinen some tulee taloon. Kaikille viesteille löytyy varmasti sopiva ryhmä somesta, tai jos ei löydy, voit perustaa sellaisen. Tai voit jakaa asian koko organisaatiolle. Jos erityisesti haluat, että joku tietty henkilö tai useampi huomaa viestin, voit aina mainita nämä henkilöt viestissä, jotta he saavat hälytyksen asiasta.

Parasta on, että someen lisätty tiedoksianto ei aiheuta stressiä kenellekään. Sinulla on vapaus valita, mitä ryhmiä seuraat sisäisessä somessa, ja voit silmäillä sen ryhmän keskustelut päivittäin hyvin nopeasti ja lukea tarkemmin ne, joiden huomaat olevan itsellesi olennaisia sekä tietysti ne keskustelut, joissa sinut on erikseen mainittu. Tällaista silmäilyä on mahdoton tehdä sähköpostissa.

Sisäisessä somessa yhteen keskusteluavaukseen liittyvät kommentit ovat selkeästi niputettuna keskustelunavauksen alle. Toisin kuin sähköpostissa, sinun ei tarvitse silmäillä yhtäkään kommenttia, ellei itse keskustelunavaus ole sinulle olennainen.

Sisäisessä somessa saat tehtyä näppärästi gallupin, jos kun haluat selvittää, mikä aika olisi sopivin tapaamiselle. Tai jos haluat kysyä mielipidettä asioiden välillä. Viidenkymmenen sähköpostin sijaan näet kätevän kyselyn ja koosteen vastauksista sisäisessä somessa.

Kysymykset sisäiseen someen, ei sähköpostiin

Jokaisella työpaikalla on tiedossa, ketkä tietävät ”kaiken kaikesta” tai ovat jonkin asian superasiantuntijoita. Heillä on valtavasti hiljaista tietoa, jota on vaikea formuloida koulutuksiksi. Sen vuoksi heiltä kysytään paljon kysymyksiä. Nämä henkilöthän ovat työpaikallesi kullanarvoisia. Mutta todennäköisesti he ovat eniten stressaantuneita. Jos 20 ihmistä kysyy päivässä yhdeltä ihmiseltä kysymyksen, hän ei ehdi tehdä päivän aikana muuta kuin auttaa muita. Jo 10 kysyjää pilaa koko päivän keskittymisen, koska on tutkittu, että keskeytyksen jälkeen keskeytystä edeltäneeseen ajattelu-flowhun pääseminen kestää 25 minuuttia. Todennäköisesti superasiantuntija tekee omat hommansa illalla kotona. Tämä on varma tapa menettää kyseinen työntekijä.

Tästä syystä – vaikka tietäisit, että kysymyksen paras vastaaja on Minna Mattila, kysymystä EI saa lähettää hänelle sähköpostilla tai chatillä. Kysymykset kuuluvat someen, koska silloin Minnan tarvitsee vastata yhteen kysymykseen vain kerran, ja kaikki oppivat, tai ainakin löytävät vastauksen jälkikäteen, kun kaipaavat tietoa. Tämä on tehokkuutta ja hiljaisen tiedon esiin tuomista. Et voi myöskään tietää, onko Minna ainoa, joka osaa vastata, ja kysymällä somessa annat muillekkin mahdollisuuden olla avuksi ja osoittaa osaamisensa.

Poikkeuksena ovat kysymykset, joiden vastaus ei varmuudella ole hyödyksi kenellekkään muulle kuin sinulle. Tällöin saat käyttää sähköpostia tai chattiä.

Esimiehen tai johtajan sähköpostit sisäiseen someen

Kullakin esimiehellä ja johtajalla on yleensä työpaikalla oma verkosto asiantuntijoita, joita he käyttävät neuvonantajinaan. Tämän verkostonsa he pitävät ajan tasalla asioista ja heiltä he kysyvät mielipidettä. Tämä on ymmärrettävä toimintatapa silloin, kun eletään sähköpostimaailmassa, koska sähköpostien vastaanottajajoukko on pidettävä rajallisena tai muuten se lähtee lapasesta.

Olet ehkä itse tällainen johdon neuvonantaja tai tiedät, että joku muu yksikössäsi on. Jos olet itse sellainen, huomaat varmasti, miten muut ovat kateellisia. Ja jos tiedät jonkun muun olevan yksikössäsi tällainen, koet epäoikeudenmukaisuutta. Miksi joku samassa roolissa työskentelevä saa enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa? Ja miksi hän saa enemmän tietoa?

Itselläni on kokemusta kummassakin roolissa olemisesta, eikä kumpikaan ole mukava.

Sisäinen some auttaa johtajia ja esimiehiä luomaan oikeudenmukaisuutta, kun tiedoksiannot voi jakaa somessa koko organisaatiolle tai ainakin sopivalle ryhmälle. Ryhmät ovat avoimia, joten tietoa ei suljeta keneltäkään pois. Samoin mielipiteen kysyminen pysyy helposti hallinnassa yhdessä siistissä nipussa, vaikka johtaja kysyy neuvoa koko organisaatiolta. Paitsi että johtaja tällöin luo oikeudenmukaisuutta, hän luo työhyvinvointia myös monella muulla tavalla: Ihmiset kokevat, että heihin luotetaan. Ihmiset kokevat, että he ovat osa organisaatiota ja saavat osallistua kehittämiseen. Ihmiset kokevat työlleen merkitystä, kun saavat olla osa palveluiden ja tuotteiden kehittämistä riippumatta roolistaan. Tämä kaikki saa henkilöstön sitoutumaan ennen näkemättömällä tavalla.

Miten ihmiset saadaan siirtymään pois sähköpostista

Lupasin alussa, että sähköpostiesi määrä tippuu kymmenekseen, ja että tämän muutoksen tekee sisäinen some. Narrasin sen verran, että oikeasti sen muutoksen tekevät teidän työntekijänne.

Kun on 20 vuotta totuttu viestimään niin pienet kuin isot asiat sähköpostilla, tapa on sitkeässä. Uuden viestintäkanavan oppiminen ei ole automaatio. Sisäisen somen jalkautus työpaikallesi vaatiikin huolellisen suunnittelun ja innostavan muutosprojektin, jotta ihmiset oppivat uusiin, tehokkaampiin toimintamalleihin. Olen kuullut lukemattomia kertoja, että ”me kokeiltiin Yammeria (joka on yksi sisäisen somen työkaluista), mutta ei siitä tullut mitään”.

Totuus on, etteivät ihmiset siirry automaattisesti vanhasta tutusta työkalusta uuteen. Sisäinen some ei tuo mitään hyötyä, jos se heitetään käyttäjille ilman huolellista käyttöönottoprojektia. Siitä ei koeta mitään hyötyä, ja ihmiset palaavat takaisin sähköpostiin.

Kriittisintä uuden viestintätyökalun käytössä on, että mukaan saadaan tarpeeksi porukkaa. Tällöin voidaan luottaa siihen, että oma viesti sisäisessä somessa tavoittaa ne, jotka pitikin, eikä tarvitse viestiä erikseen sähköpostilla varmistellen, että kaikki saivat tiedon. Myös se on tärkeää, että kysymyksiin tulee nopeasti vastaukset.

Ihmisten käyttäytymistapojen muuttaminen onkin ovela prosessi, jossa ihmiset opetetaan oman kokemuksen kautta oivaltamaan, miten paljon helpompaa jonkin tehtävän tekeminen on sisäisessä somessa. On tärkeää, että sisäinen some lanseerataan isosti sovittuna päivänä, jotta kaikki saadaan mukaan juuri silloin, käyttäjät kokeilevat ensimmäistä kertaa heille opetettuja käyttötapoja.

Ensimmäinen askel kohti pienempää sähköpostilaatikkoa

Jos haluat oppia lisää sisäisen somen onnistuneesta käyttöönottoprojektista, voit nyt ilmoittautua kattavalle neljän viikon verkkokurssille Organisaation sisäisen somen ABC!

Voit myös ottaa minuun suoraan yhteyttä, niin pohditaan, mikä on juuri teille oikea tie matkalla kohti pienempää sähköpostilaatikkoa!