Näen Micosoft 365 -paketin uudessa Viva Amplify -sovelluksessa helpotuksen monien organisaatioiden sisäiseen viestintään. Se on ehdoton lisäys M365 -työkalupakettiin viestintätiimille, mikäli on tarvetta julkaista viestejä monikanavaisesti.

Viva Amplify mahdollistaa saman viestin lähetyksen yhdellä kertaa yhtä tyylikkäänä

• SharePoint-uutisiin
• Teamsiin
• Sähköpostiin
• Viva Engageen (ei vielä käytössä 3.11.2023)

Vältä viestiähkyä, suunnittele käyttäjiä palveleva kanavastrategia

Monikanavajulkaisussa on vaaransa: tietoähky jo ennestään vilkkaissa kanavissa. Siksi valitsisin tarkkaan, milloin monikanavajulkaisu oikeasti palvelee käyttäjiä.

Mihin Viva Amplifyn mahdollistamaa monikanavajulkaisua voisi sitten käyttää? Hyviä käyttötilanteita monikanavajulkaisuun ovat:

Muutostilanteet ja kriisit

Isoissa ja tärkeissä muutoksissa ja kriisitilanteessa on tärkeä saada viesti mahdollisimman monelle läpi. Niissä tilanteissa on järkevää viestiä kaikkia kanavia pitkin.

Tuo uutiset sinne, missä käyttäjätkin ovat

Monessa organisaatiossa on rakennettu organisaation sisäinen some joko Viva Engageen tai Teamsiin, ja se on usein paikka, joissa ihmiset viihtyvät enemmän kuin intranetissa. Amplifyn avulla voit helpottaa käyttäjiä liian monen kanavan seuraamiselta: tuo intranetin uutiset sinne, missä käyttäjätkin ovat. Silti saat uutiset kauniisti myös intraan talteen, jotta niihin on helppo palata toisin kuin jatkuvasti elävässä Teams- tai Viva Engage -virrassa.

Eri työntekijäryhmille eri kanavat

Monilla työpaikoilla Teams on vain toimistotyöntekijöiden ensisijainen viestintäkanava, kun taas tuotannossa sähköposti on ensisijainen viestintäkanava.

Tällaisessa tilanteessa on järkevää lähettää sama viesti eri työntekijöille eri kanaviin: toimistotyöntekijöille Teamsiin, mutta tien päällä tai tuotannossa työskenteleville sähköpostiin.

Kun viestit halutaan vain intraan ja sähköpostiin, ei tarvita Amplifyta

SharePointissa on käytössä uudenlaiset uutiskirjesivupohjat, joihin on sisäänrakennettu sivujen julkaisu uutisena ja samaan aikaan sähköpostilla.

Jos siis on tarve julkaista monikanavaisesti vain intranetin ja sähköpostin kautta, silloin Amplifyta ei tarvita lainkaan. Etuna on, että SharePointissa voit luoda omat uutiskirje-mallipohjat, kun taas Amplifyssa joudut pärjäämään Microsoftin vakio-mallipohjilla.

Amplifyssa uutisten julkaisu verrattuna SharePoint-uutisten julkaisuun

Amplifyn kautta viestien julkaiseminen on hyvin samanlaista kuin SharePointin kautta julkaiseminen. Osaat siis luoda viestin Amplifyssa, jos osaat tehdä sivun tai uutisen SharePointissa. Joissakin asioissa Ampilify on parempi kuin SharePoint, mutta puutteitakin löytyy:

Amplify on parempi kuin SharePoint näissä asioissa:

• Amplifyn kautta voit välittää saman viestin kokonaisena kaikkiin kanaviin, kun taas SharePointista voit välittää viestin kokonaisena vain sähköpostiin, ja pelkän uutislinkin Viva Engageen. Teamsiin linkin lähetys vaatii erillisen PowerAutomate-työnkulun rakentamisen.
• Amplifyssa voit seurata raportilta viestien tavoitettavuutta. Näet aktiivisuuden eri kanavissa ja ihmisten reaktiota viestiisi. Raporttiin voi pureutua käyttäjäryhmittäin.
• Sisällöntuotanto perustuu kampanjoihin, joihin voi tallettaa ohjeita. Amplifyn sisällöntuotanto perustuu kampanjoihin, joihin voi kutsua halutut sisällöntuottajat. Kampanja on sarja viestejä samasta aihepiiristä, esimerkiksi organisaation muutokseen liittyen. Kampanjaan voi tallentaa ohjeita sisällöntuotantoon, esimerkiksi pääviestejä aiheeseen liittyen. Kampanjaan kuuluvilla on käytössään myös Teams-tiimi ryhmätyötä varten.

Amplifyn puutteita verrattuna SharePoint-julkaisuun

• Et voi rakentaa omia mallipohjia. Amplifyssa et voi rakentaa omia mallipohjia viesteille, vaan joudun käyttämään Microsoftin oletuspohjia.
• Viva Amplify tarvitsee erillisen lisenssin. Viva Amplify on lisämaksullinen, mutta ei kallis, ja riittää, että sen hankkii niille, jotka viestivät sitä kautta. Lue Viva -lisensseistä.
• Amplify on vielä hieman keskeneräinen. Tällä hetkellä, 3.11.2023, Amplify ei tunnu vielä täysin valmiilta. Siinä toimii täydellisesti viestien lähetys Teamsiin ja talon sisäisiin sähköpostiosoitteisiin, mutta SharePointiin julkaistuu uutisten sijaan toistaiseksi tavallisia sivuja. Viva Engageen ei vielä pysty julkaisemaan. Ei siis ole vielä kiirettä hankkia sitä, mutta kannattaa harkita Amplifyta tulevaisuutta varten.

Jos kaipaat apua työpaikkasi ajankohtaisviestinnän suunnitteluun Microsoft 365 -alustalla, ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä oikea kanavastrategia!