Organisaation intranet ja Teams ovat molemmat tärkeitä tiedon keskipisteitä työntekijöille. Teams on kuitenkin nykyisin se paikka, jossa kulutetaan enemmän aikaa kuin intrassa. Intranet kannattaakin tuoda saumattomasti osaksi Teamsia, jotta kaikki tärkeä on siellä, missä aikaa kulutetaan.

Jaan tässä artikkelissa eri tavat, miten intranet ja Teams voidaan yhdistää. Aloitetaan kuitenkin roolituksesta, josta intran ja Teamsin yhteispelin suunnittelu kannattaa aina aloittaa.

Intralle ja Teamsille selkeät roolit

Intranet ja Teams on luotu eri tarkoituksiin, mutta niiden välille syntyy helposti kilpailua, jos organisaatiolla on Teamsissa koko organisaation yhteinen tiimi tiedon jakamista ja vertaistukea varten. Tällöin kannattaa varoa, ettei synny kahta kilpailevaa uutiskanavaa tai paikkaa ohjeille.

1. Yhteiset, viralliset ohjeet intrassa

Sekä intranet että Teams mahdollistavat tiedostojen tallentamisen, ja ilman selkeitä pelisääntöjä on varmaa, että lopputuloksena on kaaos: kukaan ei tiedä, missä mitäkin on.

Käyttäjille pitää olla selkeää, mistä löytyvät ajantasaiset, yhteiset ohjeet. Selkein linjaus on, että ajantasaiset, yhteiset ohjeet löytyvät aina intranetista. Tätä puoltaa se, että intrassa ohjeista voidaan luoda sivut, mikä nopeuttaa niiden löytämistä ja lukemista verrattuna tiedostoihin. Ohjeiden sijoittamista intraan puoltaa myös se, että intrassa on yleensä suppeammat käyttöoikeudet kuin Teamsissa, jolloin on helpompi kontrolloida, kuka voi päivittää virallisia ohjeita.

Tämä linjaus tarkoittaa, ettei koko organisaation yhteiseen Teams-tiimiin tuoda ohjetiedostoja, vaan ohjeisiin viitataan jakamalla linkkejä intraan.

Yksittäisten tiimien sisäiset ohjeet sen sijaan on järkevää sijoittaa ryhmän oman tiimin kanaville tiedostoina tai tiimin ryhmäsivustolle sivuina, jotta intranetin sisältö ei paisu liikaa.

2. Uutiset intrassa – mutta miksei myös Teamsissa?

SharePoint tarjoaa visuaaliset sivupohjat uutisten luontiin, ja pidempiä juttuja on helpompi lukea intra-uutisena kuin julkaisuina tiimin kanavalla. Kuitenkin jos organisaatiossa on yhteinen Teams-tiimi, väistämättä myös sen kanavilla ilmoitellaan yhteisistä asioista, jotka eivät ylitä intranetin uutiskynnystä. Yhden rivin mittaiseen ilmoitukseen intranet-uutinen tuntuu liian työläältä, joten Teamsin kanava toimii paremmin.

Miten sitten välttää työntekijöiden turhautuminen kahteen kilpailevaan uutiskanavaan?

• Luo Teamsiin kanava Uutiset/Ajankohtaista tai käytä Yleistä kanavaa
• Tuo kanavalle PowerAutomate-työnkulun avulla herätteet intranet-uutisista
• Salli pikku-uutisointi ja ilmoittelu suoraan kanavan julkaisuissa.
• Kerro käyttäjille, että Teamsin uutiskanava on ensisijainen uutislähde, jota seuraamalla pysyt varmasti ajan tasalla niin pienistä kuin isoistakin uutisista.

 

Yhdistä intranet Teamsiin

Intranetin sisältöjä voi helposti upottaa helposti Teamsiin. Ideana on tuoda intranet sinne, missä käyttäjätkin ovat. Toisinpäin ei valitettavasti voi tehdä, eli Teams-keskusteluita ei voi upottaa intraan.

1. Viva Connectionin avulla intranet Teamsiin

Kevyin tapa yhdistää työkalut teknisesti on tuoda intranet osaksi Teamsia. Intranetin voi kiinnittää Teamsin vasempaan reunaan Viva Connectionin avulla. Tällöin käyttäjien ei tarvitse avata verkkoselainta intraa varten, vaan intraa voi selata suoraan Teamsin sisällä. Intranet kannattaa kiinnittää ylimmäksi, jotta se toimii aina Teamsin aloitussivuna.

 

3. Intran sivuja, tiedostokirjastoja tai luetteloita Teams-kanaville välilehtinä

Usein intran sivuilla esitellyillä aiheilla on Teamsin puolella kanava, jossa keskustellaan aiheesta. Esimerkiksi Teamsissa voi olla tiimi esihenkilöille esihenkilöiden välistä vertaistukea ja ideointia varten. Intrassa on varmasti myös oma osionsa esihenkilöille. Lisää tällöin kanavalle välilehtenä esihenkilöohjeet intrasta.

 

4. Ryhmäsivustot osana tiimien toimintaa

Jokaisen tiimin taustalla on oma SharePoint-ryhmäsivusto (team site), johon voi luoda uutisia, linkkilistoja, luetteloita ja sivuja aivan kuten intranetiin.  Tiimin tiedostot tallentuvat aina ryhmäsivustolle. Isoimmissa tiimeissä kuten osastojen tiimeissä ja isoissa hankkeissa ryhmäsivusto kannattaa ottaa käyttöön muuhunkin kuin tiedostojen tallennukseen: Aloitussivulle voi nostaa tiimin tämän hetken tärkeimmät asiat sekä tarjota linkit tiimin käyttämiin ohjeisiin ja resursseihin. Ryhmäsivusto on kuin tiimin oma mini-intranet.

Jos tiimi innostuu myös uutisoimaan SharePoint-sivustolla, kannattaa helpottaa käyttäjiä pysymään ajan tasalla tuomalla herätteet uutisista tiimin kanavalle. Tähän voi käyttää kanavan liittimiä (Connectors), joista löytyy valmiina SharePoint News -liitin. Toki myös PowerAutomate-työnkulku on vaihtoehtona.

Ryhmäsivusto kannattaa tuoda tiimin Yleinen-kanavalle välilehtenä ”Kotisivu” tms., jotta se löytyy helposti.

 

 

5. Ryhmäsivustot osaksi intraa

Mikään ei estä liittämästä merkittävimpien tiimien, esim. osastojen, ryhmäsivustoja osaksi intraa liittämällä sivustot Intranet-keskussivustoon (hubiin). Tällöin ryhmäsivustojen uutiset näkyisivät myös intranetin uutisvirrassa, ja tiedostot, luettelot ja sivut löytyisivät intranetin haulla. Ryhmäsivustoihin voisi myös navigoida intranetin navigaatiosta.

Käyttäjä näkee intranetin uutisvirrassa ja haussa vain ne sisällöt, joihin hänellä on käyttöoikeus. Mikäli ryhmien uutisointi on suunnattu vain kyseiselle ryhmälle, kannattaa pitää ryhmät suljettuina, jolloin vain ryhmään kuuluvat näkevät ryhmän sisällöt intrassa. Jos taas halutaan parantaa tiimien ja projektien läpinäkyvyyttä, kannattaa pitää ryhmät avoimina, jolloin kaikki saavat halutessaan lukea ryhmien uutiset intrassa.

Navigaation linkit ryhmäsivustoihin kannattaa kohdentaa näkyviin vain käyttäjille, joilla on käyttöoikeus sivustolle. Kohdennus on helppo tehdä kyseisten Teams-ryhmien perusteella.

 

Yhteenveto

Intranetin ja Teamsin välisen yhteistoiminnan suunnittelu lähtee aina organisaation tilanteesta: Miten aktiivista on Teamsin käyttö vs. intranetin käyttö? Onko koko talon tasolla keskustelukulttuuria tai halutaanko sellaista? Onko organisaatiossa isoja ryhmiä, jotka hyötyisivät ryhmäsivustojen käytöstä?

Intranetin ja Teamsin yhteistoiminta voidaan jakaa eri tasoihin

1. Minimissään jokaisen organisaation pitää tehdä päätös siitä, missä kanavassa uutisoidaan ja missä jaetaan yhteiset ohjeet
2. Intranetin ja Teamsin yhdistämisen kevyin askel on tuoda Intranet Teamsin vasempaan reunaan ikonina Viva Connectionin avulla
3. Yhtä kevyt liitos on upottaa kanavan aiheeseen sopiva intranet-sivu välilehtenä kanavalle
4. Hieman pidemmälle menevä liitos on intranet-uutisten tuominen herätteinä Teamsin kanaville työnkulun avulla
5. Pisimmälle viety liitos on merkittävien ryhmäsivustojen tuonti osaksi intraa

 

Ole yhteyksissä, jos oman organisaatiosi SharePoint-intranet, Teams tai niiden välinen yhteispeli vaatii kehittämistä ja kaipaat apua. Somepoint auttaa intranetin, sisäisen somen tai Teams-käytön kanssa suunnittelun alkumetreiltä toteutuksen kautta aina jalkautukseen ja ylläpitoon asti.