Olin puhumassa Work goes happy -tilaisuudessa 9.3.2017 aiheesta ”Miten organisaation sisäinen some luo työhyvinvointia” (video katsottavissa artikkelin lopussa). Puheessani kerroin, että sisäisestä somesta on saatavissa isoja hyötyjä työhyvinvoinnille, kunhan se otetaan koko työpaikan yhteiseksi työkaluksi. Käytin tilaisuuden hyväkseni ja tein gallupin sisäisen somen käytöstä suomalaisilla työpaikoilla.

 

Esimerkki sisäisestä somesta, Slack (sisällöt eivät ole todellisia)

 

Puheenvuoroni alussa kysäisin yleisöltä, kuinka monen työpaikalla on otettu käyttöön jokin yhteisötyökalu kuten Slack, Yammer, Workplace tai vaikkapa SharePointin Uutissyöte. Satapäisestä yleisöstä noin puolet nosti kätensä. Seuraavaksi kysyin, kuinka monella se on otettu onnistuneesti koko työpaikan yhteiseksi viestintätyökaluksi. Vain YKSI käsi nousi. Tämän otoksen perusteella nyt vuonna 2017

• VAIN 1 % organisaatioista käyttää sisäistä somea koko organisaation yhteisenä viestintäkanavana
• 49 % käyttää sisäistä somea pienen piirin juttuna tai käyttöönotto on epäonnistunut
• 50 % organisaatioista ei vielä käytä mitään sisäistä somea

 

Kaksi ongelmaa käyttöönotoissa

Kun vertaan Work goes happy -seminaarissa tekemääni kyselyä kolmen vuoden takaiseen kyselyyni  Sinisen Meteoriitin ja Microsoftin yhteisessä Yammer-seminaarissa, kauhukseni on todettava, että tilanne on huonontunut. Tuolloin nousi kolme kättä kuudestakymmenestä, eli 5 % organisaatioista oli onnistunut Yammerin käyttöönotossa. Kun mietin syitä tilanteen huonontumiseen, en ihmettele sitä yhtään. Vuonna 2014 syitä sisäisen somen käyttöönoton epäonnistumiseen oli vain yksi, ja nyt vuonna 2017 niitä on kaksi.

1. Käyttöönottoon ei panosteta (edelleenkään)

   Vuonna 2014 ainoa syy käyttöönoton epäonnistumiselle oli se, että käyttöönottoon ei panostettu. Edelleen nyt, eli vuonna 2017, yleisin virhe on, että käyttäjien uskotaan omaksuvan uudet viestintätavat itsestään ilman kunnollista lanseerausta ja koulutusta. Tämä johtaa sekavaan keskusteluvirtaan, josta kukaan ei saa mitään hyötyä. Kerron onnistuneen käyttöönoton vaiheet hieman alempana.

2. Tiimikohtaiset some-kanavat nostavat suosiotaan

   Nyt vuonna 2017 on tullut toinen yhtä iso ongelma: sisäistä somea ei edes yritetä lanseerata koko talolle, vaan se otetaan vain oman tiimin käyttöön. Yksittäinen tiimi ei näe tätä ongelmana, mutta minä näen. Perusteluni alla.

 

Oman tiimin käytössä sisäinen some on tehokas

Nykypäivänä työpaikkojen suurin ongelma ei ole kätevien viestintätyökalujen puute vaan niiden liika tarjonta. Työkalut ovat nopeasti käyttöön otettavissa pilvipalveluna. Monet tiimit etsivät omaan viestintäänsä helpotusta, ja usein sellainen löytyy sisäisestä somesta kuten Slackistä, joka on suosittu yhteisötyökalu tiimin omaksi ryhmätyökaluksi ja ryhmächatiksi.

Ymmärrän tämän hyvin, koska miksipä yksikään tiimi haluaisi käyttää viestintään kankeaa sähköpostia, kun nopeammat viestintätyökalut ovat niin helposti saatavilla ilmaiseksi. Yksittäisen tiimin käyttöön yhteisötyökalun lanseeraus on helppo ja nopea juttu.

 

…mutta tiimien omat some-kanavat luovat siiloja

Koko yrityksen näkökulmasta yksittäisten tiimien yhteisötyökalut ovat siiloja, jotka eivät tuo koko talolle mitään hyötyä. Tästä syystä jonkun pitäisi ottaa homma haltuun ja jalkauttaa taloon yksi yhteinen yhteisötyökalu, jonka sisälle kukin tiimi voisi luoda oman ryhmänsä, mutta samassa kanavassa olisi myös koko työpaikan yhteinen keskustelu ja muut ryhmät. Tiimit saisivat saman hyödyn kuin erillisestä omasta yhteisötyökalustaan, mutta samalla mahdollistettaisiin koko työpaikan tehokkuuden, oppimisen ja innovointikyvyn tuplaaminen, kun koko organisaation osaaminen ja ideat saataisiin kokoon!

 

Yhteisötyökalun tehtävä on poistaa siilot – ei luoda niitä!

Koska edulliset ja jopa ilmaiset yhteisötyökalut ovat niin nopeasti otettavissa käyttöön, viestinnän siiloutuminen useisiin eri yhteisötyökaluihin on väistämätön suunta kaikilla työpaikoilla, ellei kukaan päätä ottaa hommaa haltuun koko organisaation tasolla.

Koska tiedän, miten isot hyödyt avoimesta viestinnästä koko organisaation tasolla voidaan saada, koitan tehdä kaikkeni, että tämä siiloutuminen saadaan pysähtymään ja sisäisen somen käyttöönotoissa aletaan onnistua! Alkaisitko kaverikseni tässä missiossa oman työpaikkasi osalta?

 

Miten sisäinen some jalkautetaan koko organisaatioon?

Vaikka pääset varmasti helpommalla, jos otat sisäisen somen vain oman tiimisi käyttöön, kannustan katsomaan isompaa kuvaa ja näkemään vaivaa sen eteen, että koko työpaikkasi oppisi viestimään yhdessä.

Avaintekijä onnistuneeseen sisäisen somen käyttöönottoon on, että joku alkaa johtaa käyttöönottoprojektia ja kasaa ympärilleen innostuneen tiimin viemään läpi muutoshallintaprosessia seuraaavin askelin:

1. Luo visio sisäisen somen käyttöönotolle

   Kuvaa sisäisenä myyntilauseena, miten sisäinen some voi auttaa organisaatiotanne saavuttamaan tavoitteenne. Sido visio strategiaanne. Pohdi sisäisen somen tuomat mahdollisuudet eri osastojenne näkökulmasta.

2. Sitouta johto visioon ja hanki lupa käyttöönottoprojektille

3. Luo selkeät ohjeet eri työrooleille

   Valitse alkuun muutama liiketoimintanne kannalta tärkein tiimi, ja suunnittele, mitä käyttäytymismalleja pitää muuttaa, jotta tavoitteeseen päästään. Rekrytoi kullekin työroolille innostunut sisäisen somen sanansaattaja, jonka tehtävänä on toimia esimerkin näyttäjänä ja kannustaa muita uuteen työtapaan.

4. Lanseeraa ja kouluta

   Kouluta sisäisen somen käyttö tiimeittäin työroolikohtaisten ohjeiden kautta. Anna erityishuomiota johtajille, koska heidän mukaan saaminen on vahva merkki siitä, että uusi toimintatapa on hyväksytty. Luo säpinää sisäisen somen ympärille: käytä perinteisiä viestintäkanavia onnistumisten esiin tuomiseen, järjestä kilpailuja ja lanseeraustilaisuus. Luo hyvä tunnelma sisäisen somen ympärille.

5. Hoivaa verkostoa jatkuvasti

   Onnistuneen käyttöönoton jälkeen varmista verkoston onnistuminen jatkuvalla hoivaamisella: tuo esiin onnistumisia, luo tiimien kanssa uusia käyttötapoja, auta ryhmien luonnissa ja jaa hyviä käyttövinkkejä.

 

Apua sisäisen somen käyttöönottoon

Autan yritykseni Somepointin kautta työpaikkoja sisäisen somen käyttöönotossa kouluttamalla ja konsultoimalla. Pääset alkuun verkkokurssillani Organisaation sisäisen somen ABC, jonka voit aloittaa vaikka jo tänään!

Tutustu myös Somepolku-konsultointipakettiin, joka sisältää kaikki tarvittavat vaiheet sisäisen somen jalkauttamiseksi koko organisaation käyttöön.

 

Puheeni Work goes happy -tilaisuudessa

Tässä vielä lupaamani video puheestani Work goes happy -tilaisuudessa. Videolla kerron yhdestä koko organisaation laajuisen sisäisen somen hyödystä: kasvavasta työhyvinvoinnista!

Pahoittelut ensimmäisen minuutin teknisistä ongelmista, jonka vuoksi ensimmäinen minuutti on still-kuvaa ja ääni on vähän terävä. Loppuosa on videota tilaisuudesta.