Microsoft Teams -käyttäjät ovat Teamsin alkuajoista lähtien toivoneet, että tiimien kanavien käyttöikeuksia voisi rajata. Hyvä uutinen on, että nyt se on mahdollista!

Voit siis nyt luoda tiimin alle kanavan, johon poimit luontivaiheessa käyttäjiksi vain osan tiimin käyttäjistä. Vanhoista kanavista ei voi jälkikäteen tehdä yksityisiä. Muut kuin kanavalle lisätyt tiimin jäsenet eivät edes näe kanavaa eivätkä pääse käsiksi keskusteluihin eikä dokumentteihin. Yksityiseen tiimiin kuuluvalle kanavan nimen perässä oleva lukko ilmaisee, että kanavan käyttöoikeudet ovat rajatut.

Yksityiset tiimit ovat monella tapaa kuin alatiimejä tiimien alla: niillä on oma hallintanäkymä, omat omistajat, käyttäjät ja dokumentit. Se myös tarkoittaa, että jonkun pitää hallita kanavan oikeuksia erillään tiimin oikeuksista. Tämä luo monimutkaisuutta hallintaan, joten yksityisiä kanavia kannattaa luoda vain todelliseen tarpeeseen. Monimutkaisuutta syntyy myös taustalla olevaan SharePointiin. Jokaiselle yksityiselle kanavalle syntyy oma SharePoint-sivusto sen dokumentteja varten, eli taustalla olevassa SharePointissa kanavat ovat samanarvoisia kuin kokonaiset tiimit.

Väärät syyt luoda Teamsin privaatteja kanavia

1 Kuppikunnat

Vaarana Teamsin yksityisissä kanavissa on se, että niitä aletaan ylikäyttää mukavuussyistä. Jostain syystä ihmiset luontaisesti pyrkivät tekemään töitään salaa, vaikkei niissä olisi mitään salattavaa. Mukavuussyistä luodut yksityiset Teams-kanavat ovat yhtä haitallisia kuin suljetut sähköpostikeskustelut, WhatsApp-keskustelut ja privaatit chatit. Turhat kuppikunnat luovat eriarvoisuutta tiimin jäsenten kesken, estävät luontaista oppimista ja estävät ihmisiä pysymästä ajan tasalla asioista.

2 Tietoähkyn välttäminen

Toinen väärä syy yksityisen kanavan luontiin on se, että ihmisten halutaan välttyvän tietoähkyltä. Tietoähkyä voi kuitenkin estää jo sillä, että aiheelle luodaan ihan tavallinen uusi kanava. Kukin voi päättää, mitkä kanavat ovat itsellä näkyvissä. On parempi antaa ihmisten päättää itse kuin päättää heidän puolestaan. Avoimuus luo työntekijöille olon siitä, että heitä arvostetaan ja heihin luotetaan.

Oikeat syyt luoda Teamsin privaatteja kanavia

Välillä yksityisen kanavan luonnille on oikeat perusteet. Esimerkiksi jos olet tekemässä projektia ulkoisen tahon kanssa, mutta teidän pitää keskustella välillä myös sisäisesti, voit luoda privaatin kanavan, johon kutsut vain oman organisaatiosi ihmiset.

Myös oman organisaation sisällä voi olla tarve rajata keskustelu välillä pienemmälle porukalle. Yksityiset kanavat mahdollistavat nyt sen, että esimerkiksi tuotekehitystiimi voi pitää valtaosan tuotteeseen liittyvästä kehittämisestä näkyvissä koko talolle, mutta esimeriksi uusien tuotteiden kehittäminen on usein kilpailukykysyistä pidettävä salassa.

Yhteenveto

Yksityiset kanavat ovat palvelus tiimeille, jotka ovat aiemmin joutuneet luomaan rinnakkaistiimin hallitakseen tiimin sisäisiä käyttöikeuksia. Muista kuitenkin käyttää yksityisiä kanavia vain oikeaan tarpeeseen, jottet turhaan monimutkaista tiimien rakennetta ja käyttöoikeuksien hallintaa.