”Meillä ollaan ottamassa käyttöön Yammeria ja Teamsia”, on lause, jonka olen kuullut usein viime kuukausina sellaisten organisaatioiden edustajilta, joilla ollaan ajamassa sisään Office 365 –alustaa. Vaikka organisaatiossa ei ole käytössä vielä minkäänlaista sisäistä somekanavaa, on tarkoitus ottaa käyttöön kaksi sellaista samalla kertaa.

Tässä kohtaa minun pitää aina vähän nielaista.

En suoraan sanottuna ole varma, onnistuuko kahden sisäisen sometyökalun jalkautus yhdellä kertaa. Kun olen työkseni jalkauttanut organisaatioihin Yammeria vuosikausia, tiedän, miten isosta käyttäytymisen muutoksesta on kyse, kun Erkin pitää oppia lähettämään joukkosähköpostin sijaan viesti Yammerin avoimeen ryhmään ja kun Marjoa opastetaan kysymymään kysymys Yammerissa eikä suoraan Helenalta puhelimessa niin kuin jo 15 vuotta.

Vaikka hieman hirvittää kahden viestintätyökalun yhtäaikainen käyttöönotto, näen myös voiton mahdollisuuden:

Kun lanseerataan kaksi viestintätyökalua yhtä aikaa, on selvää, että käyttäjille on PAKKO kertoa, mihin tarkoitukseen ne ovat.

Kahta työkalua lanseeratessa on siis pakko luoda työkaluille konseptisuunnitelma, mikä yhden sisäisen somekanavan lanseerauksessa jää usein tekemättä. Tämä on loistavaa!

Kun lähdet suunnittelemaan Yammerin ja Teamsin roolia, voit vielä matkan varrella pohtia, tarvitaanko oikeasti kahta työkalua, vai riittäisikö vain toinen. Alla on hieman eväitä konseptointityöhön, joka ei ole ihan pieni homma. Näihin kahteen kanavaan voi nimittäin sisällyttää koko organisaation virallisen tiedotuksen, kaiken tiedonvaihdon sekä päivittäisen työskentelyn. Yritän kuitenkin yksinkertaistaa asian niin, että konseptoinnista tulee suoraviivaista.

• Listaan ensin sisäisten somekanavien viisi käyttötarkoitusta, joille sinun tehtäväsi on valita oikea kanava.
• Esittelen myös kolme valmista skenaariota näiden käyttötarkoitusten sijoitteluun Yammeriin ja Teamsiin.

 

Viisi konseptoitavaa käyttötarkoitusta

Sisäisten somekanavien käyttötarkoitukset voi jakaa viiteen alueeseen, ja Yammerin ja Teamsin konseptoinnissa tehtäväsi on miettiä, kummalle kanavalle annat nämä roolit.

1. Organisaation virallinen tiedotus

Perinteisesti virallinen tiedotus on kuulunut intranetiin tai uutiskirjeisiin. Kun sisäisiä somekanavia lanseerataan toden teolla hyötykäyttöön, kannattaa myös uutisointi siirtää somekanavaan, jotta käyttäjien ei tarvitse seurata päivittäin liian monta eri kanavaa. Tiedotuskynnys madaltuu ja ihmiset tavoitetaan reaaliaikaisesti mobiililaitteistaan.

2. Ajan tasalla pysyminen 

Somekanavassa työntekijät auttavat toisiaan pysymään ajan tasalla alasta ja asiakkaiden toiveista: Mitä tapahtuu alalla, mitä kilpailijat tekevät? Miten organisaatiolla menee, miten tiimeillä menee, miten projekti etenee? Mitä uutta on tuotteissa ja palveluissa? Mitä asiakkaat toivovat, mitä palautetta on tullut? Mitä meillä tapahtuu juuri nyt? Sisäinen somekanava on oikeastaan ainoa paikka, jossa on mahdollista pysyä ajan tasalla yhdessä.

3. Ongelmien ratkaisu ja palvelukehitys

Somekanavien työtä tehostavin asia on koko organisaation osaamisen yhdistäminen ongelmanratkaisuun ja palveluiden kehittämiseen. Innovaatiot syntyvät yleensä yhdessä. Huolehdi, että teillä on aktiiviset koko organisaatiolle avoimet ryhmät, joissa saa nopeasti vastauksia kysymyksiin tietämättä, kuka tietää. Saat nopeasti selville, kuka tietää asiasta tai kuka vastaa asiasta. Kun kehität uutta palvelua, pyydä apua kollegoilta. Tärkeimmille tuotteille ja palveluille on hyvä olla omat ryhmänsä, joissa tuotteita myyvät voivat kysyä nopeasti apua tuotetiimiltä.

4. Kehut ja kiitokset

Yhteisöllinen somekanava on omimmillaan kiitosten ja kehujen jakamiseen. Kun hanke on saatu päätökseen tai iso tapahtuma on ohi, johdon olisi syytä kiittää tekijöitä. Tai kun työkaverisi pelastaa sinut tiukassa paikassa avullaan, voit kehua ja kiittää häntä somekanavassa, jolloin kehu saa enemmän painoarvoa.

5. Lähityö

Lähityö on päivittäistä työn tekemistä tiimien ja projektien sisällä. Oman tiimin kanssa puhutaan niin tarkoista yksityiskohdista, ettei se kiinnosta laajaa yleisöä. Tiimit työstävät yhdessä asioita ja dokumentteja. Microsoft-maailmassa perinteisesti tämä on tehty SharePoint-työtiloissa, mutta nyt Teams on tullut vaihtoehdoksi työtiloille.

 

Skenaariot Yammerille ja Teamsille

Palataan käyttötarkoitusten jälkeen työkaluihin. Tässä kolme eri skenaariota etuineen ja riskeineen siihen, miten sijoitat viisi eri käyttötarkoitusta Yammeriin ja Teamsiin:

1. Yammer koko organisaation tasoiseen viestintään, Teams lähityöhön

Tämä on malli, jota Microsoft itsekin suosii. Yammerin roolina on toimia osastorajat ylittävänä koko organisaation tasoisena viestintäkanavana. Käyttötarkoitukset 1-4 kuuluvat tällöin Yammeriin.

Teams taas on käyttötarkoitukseen 5 eli lähityöhön. Lähityö on oman tiimin, projektien ja hankkeiden sisäistä päivittäistä työskentelyä. Teams on tässä skenaariossa työtilojen korvaaja, eli tiimien tärkein työskentelypaikka.

Milloin tämä malli kannattaa:

• Tämä malli edellyttää, että olette valmiita antamaan Yammerille riittävän ison ja tärkeän roolin, jottei se jää Teamsin jalkoihin. Parasta on, että siitä tehdään tärkein tiedotuskanava, joka korvaa intranetin uutispalstan. Näin pidätte Yammerin riittävän aktiivisena, jotta talotasoinen tiedonvaihto ja ongelmienratkaisu onnistuu. Ilman ihmisiä ei ole Yammeria, ja tähän kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, kun Teams ja Yammer kilpailevat käyttäjien huomiosta
• Vaikka ehdotan, että intranetin uutispalsta korvataan Yammerilla, tämä skenaario kuitenkin edellyttää, että teillä on olemassa jonkilainen intranet ohjeiden tallentamiseen. Yammer ei nimittäin voi korvata koko intraa, koska siellä ei ole luontevaa tapaa luoda sivuja ja dokumentteja selkeään järjestykseen
• Jos Yammer on teillä jo valmiiksi hyvin käytössä, sitä ei kannata lopettaa, vaan tuoda Teams sen rinnalle lähityöhön

Tämän mallin riskit:

• Jos päivittäinen työ on Teamsissa, siitä tulee käyttäjien eniten seuraama kanava. Kun tiimit, projektit ja tuotekehitysryhmät viestivät omissa ryhmissään Teamsissa, ne voivat unohtaa, että niiden pitäisi välillä myös jakaa tietoa Yammerissa muille ja käydä vastaamassa Yammerissa muiden kysymyksiin omalta vastuusalueelta. Riskinä on tiedon siiloutuminen Teams-ryhmiin. Muistuta siis aktiivisesti tiimejä ja projekteja, mikä on niiden vastuu tiedottamisessa ja avun tarjoamisessa ryhmän ulkopuolisille.

2. Vain Teams käyttöön

Tätä mallia monet It-toimittajatalot jo ehdottavat organisaatioille. Syynä on se, että Microsoft kehittää Teamsia rajusti, ja esimerkiksi Skype for business tulee yhdistymään siihen. ”Teams tulee, olit valmis tai et”, kirjoitti esimerkiksi Sinisen Meteoriitin Jussi Vento viime viikolla. Teamsista siis pyritään tekemään tiimityön tärkein työkalu, ja osa uhkailee Yammerin käytön hiipuvan.

Milloin tämä malli kannattaa:

• Jos teillä ei ole vielä intranetia lainkaan, vaan yrityksen ohjeistus makaa dokumentteina jossain levynkulmalla, voitte antaa Teamsille valtavan roolin: se voi toimia sekä intranetina että ryhmätyökaluna. Kaikki viisi käyttötarkoitusta siis upotetaan Teamsiin. Teamsissa on enemmän mahdollisuuksia tiedostojen jakeluun kuin Yammerissa, joten sen vuoksi Teamsiin voi rakentaa koko intran, mutta Yammeriin vähän huonommin. Tässä skenaariossa luotte Teamsiin ryhmän ”Intranet” koko henkilöstölle, ja sen sisällä olevat kanavat edustavat intranet-sisältöä. Kanaviksi luotte esim. Henkilöstöasiat, IT, Matkustus jne. Tällöin saatte yritystason uutiset ja ohjedokumentit selkeään rakenteeseen. Uutisointi on tällöin kanavien keskusteluissa, ja ohjeet Files-välilehdellä. Intranet-ryhmän lisäksi luotte Teamsiin tarvittavat ryhmät lähityöhön tiimeille ja sekä ryhmät koko organisaation keskusteluun, joista lisää alla.

Tämän mallin riskit:

• Teamsin heikkous verrattuna Yammeriin on se, että jos et kuulu tiettyyn ryhmään, et voi mennä selailemaan ryhmän keskusteluja ja dokumentteja. On aika iso kynnys liittyä esim. tuotteen ryhmään, jos et oikeasti kuulu tuotekehitystiimiin. Tieto voi siis siiloutua pahemman kerran. Jos käytätte pelkkää Teamsia, luokaa intranet-ryhmän lisäksi muita koko organisaatiolle yhteisiä ryhmiä, joiden alla käydään se keskustelu, joka skenaariossa 1 käytäisiin Yammerissa. Käyttötarkoituksia 2, 3 ja 4 varten voidaan luoda yksi ryhmä nimeltään ”Koko yritys”, jonka alla on kanavat tärkeimmille substanssiasioille, tuotteille ja palveluille sekä ikioma ryhmä kiitoksille. Tämän ryhmän ideana on toimia Yammerin korvikkeena Teamsissa.

3. Vain Yammer käyttöön

Tätä skenaariota ei oikeastaan tulevaisuudessa enää ole, koska Teamsia ajetaan sisään niin voimakkaasti Office 365 –organisaatioille. Tämä on kuitenkin skenaario, jossa monet organisaatiot saattavat olla juuri nyt: Yammerista on tehty kanava kaikkiin viiteen käyttötarkoitukseen, eli myös tiimeillä ja projekteilla on ryhmät Yammerissa.  Voi olla, että tiimin Yammer-ryhmän keskustelu on upotettu tiimin SharePoint-työtilaan, jolloin keskustelu ja dokumentit ovat kätevästi samassa pisteessä.

Jos olette tässä tilanteessa, ei ole mitään kiirettä siirtyä pois siitä, koska se toimii hyvin.  Oikeastaan olette aika onnekkaita, kun voitte rauhassa odotella, että Teams kehittyy seuraavalle tasolle ennen kuin edes harkitsette sen käytöönottoa. Esimerkiksi Teamsin käyttöliittymä vaatii mielestäni vielä selkeytystä. Kannattaa kuitenkin ottaa roadmapille suunnitelma siitä, miten Teams voisi korvata käyttötarkoituksen 5 eli lähityön. Ehdotan tätä siksi, että SharePoint-työtilan rakentaminen Yammer-ryhmän kanssa on aika työläs operaatio, kun taas Teams-ryhmän luonnissa syntyy automaattisesti paikka keskustelulle ja dokumenteille. Suomeksi sanottuna työryhmän työskentelyn aloittaminen on helppoa. Toisaalta Teamsiin siirtymiseen ajaa myös se tosiasia, että tulevaisuudessa Skypen chat ja online-palaverit sulautuvat osaksi Teamsia.

Vaikka siirtyisitte jossain vaiheessa SharePoint-työtiloista Teamsiin, käyttötarkoitukset 1-4 kannattaa jättää Yammeriin, jos ne toimivat siellä jo hyvin.

******

Huh, tässä oli ehkä vähän liikaa asiaa yhteen blogikirjoitukseen, mutta ei tämä asiakaan ole kovin yksioikoinen. Ei ole yhtä oikeaa mallia, mutta kaikki ovat yhtä oikeita, kunhan käyttäjille on selvää, mitä kanavaa käytetään viiteen eri käyttötarkoitukseen.

Ota yhteyttä, jos kaipaat konseptointiapua oman organisaatiosi viestintätyökalujen ja ryhmien suunnitteluun. Autan mielelläni myös pohtimaan, miten käyttöönotto kannattaa toteuttaa ja palastella, kun saatatte esimerkiksi siirtää tiedotuksen intrasta Yammeriin ja samaan aikaan ottaa käyttöön Teams-ryhmiä. Tätä konseptisuunnitelmaa ja käyttöönoton suunnitelmaa ei kannata väheksyä, koska kyse on sen suunnittelemisesta, miten teillä tehdään tulevaisuudessa töitä.