Whatsapp

WhatsApp yritysviestinnässä ei täytä GDPR-vaatimuksia – mitä tilalle?

WhatsAppin käyttö yritysviestinnässä on räjähtänyt käsiin. En enää tiedä työpaikkaa, jossa ei käytettäisi WhatsAppia esimerkiksi johtoryhmän välisessä viestinnässä.

WhatsApp on kuitenkin yrityksen tietoturvatiimin murheenkryyni. 25.5.2018 aletaan soveltaa uutta EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), joka koskee kaikkia yrityksiä ja organisaatioita. GDPR ottaa kantaa henkilötietojen käsittelyyn, ja pakottaa organisaatiot mm. kartoittamaan ja dokumentoimaan prosessit, joilla organisaation henkilöstön käyttöoikeuksia hallitaan. WhatsAppia on mahdoton hallita, kun kuka tahansa voi perustaa WhatsApp-ryhmän ja kutsua siihen työkavereita IT:n tietämättä. Tästä syystä WhatsApp pitäisi ensi vuoden alkupuoliskolla korvata tietoturvallisemmilla ratkaisuilla, joiden käyttäjäidentiteetit ovat keskitetysti yrityksen IT:n hallinnassa.

Myös WhatsAppin keskustelujen sisältö on täysin yrityksen hallinnan ulkopuolella. Tietoturvatiimiä kauhistuttaa, liikkuuko siellä bisneskriittistä dataa? Entä käsitelläänkö siellä asiakkaiden henkilötietoja? Organisaatioiden pitää GDPR-vaatimusten mukaan olla perillä kaikista paikoista, joissa henkilödataa liikkuu, joten WhatsApp on siinäkin mielessä mahdoton.

Mitä sitten vaihtoehdoksi, kun käyttäjien vaatimuksena on yhtä helppo työkalu kuin WhatsApp? Alla kolme mainiota vaihtoehtoa, joita on toki paljon enemmänkin.

 

Work Chat by Facebook

Vapaa-ajalla WhatsApp ja Facebookin Messenger ovat tasaväkisiä keskustelualustoja kaveriporukoille. Tästä syystä ehkä luontevin WhatsAppin korvaaja on Facebookin tekijöiden työpaikoille tekemä ratkaisu: Workplace on Facebookin vastine organisaation sisäiseksi someksi, ja sen kyljessä on Work Chat, joka on identtinen Messengerin kanssa. Work Chatille on erillinen mobiilisovellus, ihan kuin Messengerille, ja käyttökokemus on siten hyvin lähellä WhatsAppia. Work Chatissä voi myös aloittaa puhelun ryhmän kanssa.

Pysyvämpään tarpeeseen on järkevää perustaa Workplaceen ryhmiä – samaan tapaan kuin teemme Facebookissa esimerkiksi harrastusryhmillemme. Tätä WhatsApp ei mahdollista.

Kun puhutaan tietoturvasta, Facebook työkäytössä saattaa särähtää korvaan. Sen tietävät myös Facebookin tekijät, ja siksi Workplacen ja Work Chatin tietoturva on täysin eri kuin Facebookissa. Se on suunniteltu yritysten vaativia vaatimuksia silmällä pitäen. Workplaceen kirjaudutaan työsähköpostiosoitteella, ja profiili on täysin irrallaan vapaa-ajan Facebook-profiilista. Maksullinen versio on mahdollista yhdistää yrityksen Active Directoryyn, joten GDPR:n kannalta on paras ratkaisu mennä suoraan maksulliseen versioon.

 

Slack

Slack on hyvä vastine WhatsAppille. Se on vähintään yhtä nopea ottaa käyttöön, ja sitä on helppo käyttää niin puhelimella kuin tietokoneellakin. Toki se vaatii jokaiselta käyttäjältä mobiilisovelluksen asentamisen ja siihen kirjautumisen. Slackissä eri ryhmät ovat saatavissa sovelluksen navigaatiossa, ja kunkin ryhmän sisällä voi olla kanavia eri aiheille. Sillä tavalla se on parempi kuin WhatsApp.

Slackissä on myös mahdollista aloittaa chat-keskustelu yksittäisen henkilön tai henkilöiden kanssa, joten siinä on kaikki WhatsAppin ominaisuudet. Yksittäisten henkilöiden kanssa voi myös aloittaa videopuhelun.

Slackin haasteena on, että työpaikan it-osasto ei välttämättä pysy perillä siinä, mitä ilmaisia Slack-ryhmiä organisaatiossa on perustettu. GDPR:n kannalta parasta onkin lanseerata Slack IT-osaston toimesta maksullisena versiona, jolloin käyttäjäidentiteetit pysyvät keskitetysti IT:n hallinnassa.

 

Teams O365:ssä

Microsoftin O365-paketista löytyy myös vastineita WhatsAppille. Tietoturvavaatimusten kannalta tämä on helpoin ratkaisu, koska O365-alustassa käyttäjiä hallitaan yhteisessä Azure AD:ssa.

Teams on Office 365-paketin työkaluista vahvin kilpailija WhatsAppille. Se on tiimien ryhmächat-työkalu, joka mahdollistaa tiimin kanssa chattailyn sekä videopuhelut. Samoin kuin Slackissä, yksittäisen ryhmän alla voi olla useita kanavia, joten keskusteluun tulee ryhtiä. Etu WhatsAppiin on myös se, että Teamsissa keskustelut niputtuvat siten, että keskustelunavauksen vastaukset näkyvät sen alla. Vanhan keskustelun selailu on siten huomattavasti kevyempää kuin WhatsAppissa, jossa kaikki keskustelu on yhtä pötköä.

Myös Teamsissa voi aloittaa privaatin chat-keskustelun – ihan kuin Slackissa. Teamsissa voi aloittaa nappia painamalla online-kokouksen tiimin kanssa.

Teams on käytössä puhelimessa ja selaimessa sekä työpöytäsovelluksen samoin kuin Slack. Käyttäjältä se vaatii sovelluksen lataamisen puhelimeen ja kirjautumisen siihen. Sen jälkeen käyttö on yhtä sujuvaa kuin WhatsAppin.

 

Vaihtoehtoja WhatsAppille siis on, ja vielä on hyvin aikaa valita ja lanseerata uudet viestintäkanavat ennen toukokuuta 2018. Kannattaa kuitenkin aloittaa pian, koska lanseeraus vaatii aina aikaa ja työtä. Suurin virhe on vain kieltää WhatsApp tarjoamatta mitään tilalle, koska muuten sen käyttö jatkuu varmasti – salaa.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Heidi Selkäinaho

Heidi Selkäinaho on kokenut sisäisen viestinnän konsultti, jonka tavoitteena on saada kaikki työpaikat ymmärtämään ja käytännössä kokemaan, miten organisaation sisäinen some kuten Yammer, Workplace tai Slack auttaa parantamaan työhyvinvointia ja tuottavuutta, kun se otetaan koko talon yhteiseksi keskustelualustaksi.

Heidi perusti tämän tavoitteensa saavuttamiseksi yrityksen, Somepointin, maaliskuussa 2017. Matka työviestinnän uuteen aikaan on alkanut!