Kun yritysten intranet-käyttäjiltä kysytään nykypäivänä toiveita yrityksen uudelle intranetille, vastauksissa heijastuu tottumus sosiaalisten medioiden kuten Facebookin käytöstä.

• ”Olisi hyvä, jos intranetissa kaikki ajankohtainen olisi yhdessä virrassa eikä eri laatikoissa”
• ”Voisiko intranetin etusivulla valita, mitä asioita haluaa siinä olevan?”
• ”Intranetissa pitäisi voida julkaista pieniä tiedotuksia matalalla kynnyksellä”
• ”Haluaisin oppia tuntemaan työkaverit ja heidän vastuualueensa”

Intranet-alustoissa tällaisten toiveiden toteutus varmasti onnistuu kekseliäisyydellä, mutta suunnittelu vie aikaa ja vaatii todennäköisesti kallista räätälöintiä. Siksi kehotankin katsomaan asiaa täysin uudesta vinkkelistä.

Ehdotan, että käyttäjille tarjotaan sellainen viestintäkanava, joka tarjoaa käyttäjille luontevat tavat seurata yrityksen asioita heidän toivomallaan tavalla. Tämän kanavan nimi ei kuitenkaan ole intranet vaan sisäinen some. Yritystason viestintään sopivat hyvin ainakin Yammer tai Workplace, jotka tarjoavat käyttäjälle kootun virran kaikista heille tärkeistä keskusteluista.

Miten intraneteille kohdistetut odotukset täytettäisiin sisäisellä somella?

Jos kaikki ajankohtainen viestintä siirrettäisiin työpaikan sisäiseen someen, käyttäjälle yrityksen viestintä näyttäisi tältä:

Samassa virrassa sisäisen somekanavan etusivulla liikkuisivat ainakin

• Työpaikan uutiset
• Osastojen ja yksiköiden tilanneraportit
• Tieto tulevista tapahtumista
• Ilmoitus uusista blogikirjoituksista
• Ajankohtaiset asiat kaikista itselle olennaisista aiheista kuten yrityksen tuotteista ja palveluista sekä alan uutisista
• Omien projektien ja muiden ryhmien keskustelut ja tilannekatsaukset

Lisäksi sisäiseen someen voisi tuoda automaattisia ilmoituksia taustajärjestelmistä kuten CRM-järjestelmästä tai Twitteristä.

Sisäistä somea voi lukea joko yksittäisistä ryhmistä erikseen tai  yhdessä kootussa virrassa sisäisen somekanavan etusivulla. Yhden ajankohtaisvirran toive siis täyttyy.

Käyttäjä voi itse valita mitä ryhmiä hän haluaa seurata sisäisen somen kootussa virrassa, joten sisäinen some hoitaa personoinnin täydellisesti, kunhan ryhmät on hyvin suunniteltu. Myös käyttäjien toive etusivun muokkauksesta siis täyttyy.

Sisäisessä somessa tiedottamisen kynnys on matala. Kun eri asioille kuten  organisaation palveluille ja tuoteille on oma ryhmänsä, palvelupäällikön on luontevaa kertoa ryhmässä pienistäkin palveluun liityvistä muutoksista, joita ei ehkä tulisi uutisoitua intrassa. Myös kolmas käyttäjätoive eli matalan kynnyksen tiedotus täyttyy.

Neljäs tyypillinen käyttäjien toive intranetille on työkavereihin tutustuminen ja heidän vastuualueidensa oppiminen. Sisäinen some ratkaisee tämän ajan kanssa täysin luonnostaan: voit aina kysyä, kuka vastaa jostain asiasta. Toisaalta keskusteluita seuraamaalla pikkuhiljaa opit kunkin osaamisalueet ja myös persoonan. Syntyy työyhteisö, vaikka ihmiset olisivat maantieteellisesti hajallaan.

Sisäisen somen muut roolit

Mikä parasta, sisäinen some toimii paitsi tiedotuskanavana myös keskustelualustana, eli jokaista sisäiseen someen laitettua asiaa voi kommentoida. Ajankohtaisen tiedotuksen ohessa sisäisellä somella onkin monta muutakin tärkeää roolia:

• Kysymysten kysymisen kanava: ”Kuka tietää tästä asiasta?”, ”Osaako meillä joku puhua espanjaa?”, ”Kenen vastuulla on tämä asia?”, ”Missä vaiheessa tämä projekti menee?”
• Mielipiteen ja ideointiavun pyytäminen kollegoilta eli crowdsourcing
• Ryhmien keskustelu sähköpostin sijaan

Intranetin uusi rooli sisäisen somen kaverina

Jos sisäinen some olisi kaiken ajankohtaisen tiedon ensisijainen lähde työpaikalla, intranetin rooli muuttuisi isosti.

Intranetin rooli olisi toimia staattisena virallisen tiedon paikkana, josta löytyvät aina tarvittavat ohjeet, lomakkeet, dokumenttipohjat sekä linkit tärkeisiin työkaluihin. Sieltä löytyisivät puhelinluettelo sekä kattava haku. Intranet voisi myös olla väylä työtiloihin, joissa työryhmien kanssa työstetään dokumentteja ja hallitaan projekteja. Intranetissä voitaisiin julkaista myös ajankohtaista sisältöä kuten videoita, blogeja ja tapahtumia tapahtumakalenteriin. Kaikki nämä kuitenkin jaettaisiin sisäisessä somessa, jotta käyttäjillä olisi kaikki ajankohtainen tieto samassa virrassa.

Yksittäisen työntekijän ei tarvitsisi päivittäin käydä intrassa, vaan sinne mentäisiin vain tarpeen tullen tai sisäiseen someen tulleesta herätteestä. Sisäinen some veisi huomattavan osan kuormasta myös sähköpostista, kun ryhmien keskustelu siirtyisi sisäiseen someen. Myös sähköpostilaatikon tuijottaminen vähenisi ja oikeasti olisi vain yksi pääkanava.

Kysymys siis kuuluu, olisiko yrityksesi intranet valmis luopumaan asemastaan kaiken pöhinän keskipisteenä, kun sitä on ehkä jo 20 vuotta kehitetty aina vaan houkuttelevammaksi ja ajankohtaisemmaksi?

Kannattaako sisäinen some upottaa intraan?

Tällä hetkellä useimmilla työpaikoilla  intranetit ovat edelleen tärkeimpiä ajankohtaiskanavia. Myös sisäisen somen keskusteluja nostetaan osaksi intraa, jotta kaikki ajankohtainen näkyisi etusivulla. Esimerkiksi SharePoint-intraan tuodaan usein Yammerista käyttäjän koottu keskusteluvirta etusivulle ja yksittäisten ryhmien keskustelut upotetaan työtiloihin. Ideana on, että käyttäjät pysyisivät intrassa eivätkä menisi välttämättä lainkaan taustalla olevaan sisäiseen some-kanavaan.

Tämä malli ei kuitenkaan ole ideaali käyttökokemus käyttäjälle, koska sisäisen somen olennaisinta asiaa ei saada näytettyä intrassa: NOTIFIKAATIOT. Sisäisen somen kanavissa kuten Yammerissa ja Workplacessa notifikaatiot auttavat pysymään perillä siinä, mihin huomiosi kiinnität: saat tietää, jos kysymykseesi on vastattu tai jos sinut on vedetty johonkin keskusteluun. Saat hälytyksen, jos joku on postannut tärkeän ilmoituksen.  Sisäinen some myös kertoo, missä ryhmissä on uutta keskustelua ja mitkä asiat olet jo lukenut. Ja mikä tärkeintä: sisäisen somen kanavia voit seurata myös puhelimesta.

Jos siis sisäisen somen keskustelua ohjataan seuraamaan intraan upotetuista feedeistä, käyttäjän pitää huolella lukea kaikki keskusteluvirrat eri puolilta intraa. Tämä on turhan monimutkaista käyttäjälle. Tykkäisitkö itse, jos sinun pitäisi lukea Facebookia joltain nettisivulta, jonka eri sivuille olisi upotettu ne facebookin ryhmät, joihin kuulut. Tuskin sinulla olisi aikaa. Intran pitäminen ensisijaisen ajankohtaiskanavana johtaakin usein jompaankumpaan riskeistä:

• Käyttäjät unohtavat intran ja menevät aina suoraan sisäiseen someen, vaikka heidän toivottaisiin pysyvän intrassa
• Sisäinen some ei lähde lainkaan lentoon, koska sen seuraaminen intran kautta on liian vaikeaa

En siis suosittele sisäisen somen upottamista intraan sillä lähtökohdalla, että käyttäjät käyttäisivät vain intraa, koska käyttäjä saa parhaan kokemuksen käyttämällä sisäistä somea suoraan sen omasta käyttöliittymästä tai desktop- tai mobiilisovelluksen kautta. Jos et kuitenkaan ole valmis tekemään sisäisestä somesta ensisijaista ajankohtaiskanavaa, muista riskit. Joudut panostamaan enemmän kummankin kanavan jalkautukseen, kun luot kilpailevat kanavat. Tässä kilpailussa häviävät kaikki.

 

Tässä vielä muistilista intranetin kehittäjälle

• Älä perusta kahta kilpailevaa kanavaa ajankohtaiselle tiedotukselle vaan valitse, kumpi on ensisijainen ajankohtaiskanava: intranet vai sisäinen some
• Integroi intranet ja sisäinen some toisiinsa päätöksesi perusteella:
  • Jos teet sisäisestä somesta ajankohtaiskanavan, lähetä herätteitä intran uusista sisällöistä sisäiseen someen (esim. blogit, tapahtumat ja tärkeän ohjeen päivitys)
  • Jos intranet on ajankohtaiskanava, upota sisäisen somen ryhmiä intraan. Muista kuitenkin riskit, ja panosta enemmän kummankin kanavan jalkautukseen.

 

Onko teillä menossa intranetin uudistus, ja pohditte sisäisen somen liittämistä siihen? Olisitko valmis kokeilemaan uutta mallia, jossa sisäinen some olisikin tärkein kanava?

Ota yhteyttä, jos haluat ideoida asiaa yhdessä!