Pääsiäislauantain artikkeli IS:n Taloussanomissa herätti ajattelemaan työn keskeytyksiä ja sitä, kenen vastuulla on hallita keskeytysten määrää. IS:n artikkelissa Vuokraturvan hallituksen puheenjohtaja Timo Metsola kertoo, miten hän poisti turhat keskeytykset omasta työpäivästään kieltäytymällä vastaamasta puhelimeen jo 12 vuotta sitten.

Metsolan esimerkki on loistava siitä, miten keskeytykset poistamalla voi pitää itsensä työkykyisenä ja saada työt tehtyä työajalla. Metsola on johtoasemassa, mutta työpäivän keskeytykset eivät kosketa pelkästään johtajia, vaan monilla työpaikoilla asia koskettaa kaikkia: On sanottu, että meidät keskeytetään joka 11 minuutti ja että jokaisen keskeytyksen jälkeen kestää 25 minuuttia palata takaisin keskittyneeseen tilaan. Mitä tämä tarkoittaa ajattelutyön kannalta? Se tarkoittaa, ettei töissä ole aikaa ajatella!

Osa työntekijöistä on varmasti Timo Metsolan tavoin keksinyt omat keinonsa keskeytysten hallintaan. He lukevat sähköpostia vain kerran päivässä ja merkitsevät kalenterin täyteen palavereita itsensä kanssa.

Mitä sitten tekevät ne, joilla ei ole pokkaa sulkea työpaikan viestintäkanavia tai vaikeuttaa kokousten järjestäjien elämää feikkipalavereillaan?

• He reagoivat välittömästi jokaiseen sähköpostiin
• He käyvät kolmea chat-keskustelua kerrallaan ja vastaavat samalla puhelimeen
• He käyvät kokouksissa, joissa he joutuvat multitaskaamaan lukemalla niitä kymmeniä sähköposteja, joita eivät ehtisi muuten lukea
• He tekevät ajattelua vaativan työn illalla kotona, kun kaikki muut nukkuvat
• He uupuvat, kun tämä meno on jatkunut tarpeeksi pitkään.

Kenen vika on, kun työntekijä uupuu työn keskeytyksiin? Onko se työntekijän oma vika, jos hän ei ole keksinyt tapoja hallita keskeytyksiä? Vai olisiko työkulttuurin kehittäminen keskeytysten vähentämiseksi kuitenkin työnantajan tehtävä? Minusta on.

Mitä on tehtävissä?

Niin kummalliselta kuin se kuulostaakin, työpäivän rauhoittamiseen tarvitaan uusi viestintäkanava. Ihan kuin niitä ei jo olisi tarpeeksi. Mutta kyse ei ole mistä tahansa kanavasta vaan viestintäkanavasta, joka muuttaa tapamme tehdä töitä niin konkreettisesti ja pysyvästi, ettei jälkikäteen enää ymmärrä, miten töitä tehtiin ennen sitä. Se on työpaikan sisäinen some eli yhteisötyökalu kuten Yammer.

Ensimmäiset mielikuvat somesta työpaikoilla saattavat olla turhuus, aikasyöppöys ja tietoähky. Totuus kuitenkin on, että kunhan sisäinen some lanseerataan työntekijöille suunnitellusti, se auttaa

• yrityksen strategian toteuttamisessa ja
• keskeytysten vähentämisessä.

Voisin puhua tunteja kummastakin aiheesta, mutta keskityn tässä artikkelissa jälkimmäiseen, joka toki vaikuttaa myös ensimmäiseen. Keskeytysten puolitus tarkoittaa automaattisesti tehokkuuden tuplaantumista. Se tarkoittaa myös uudenlaista innovointikykyä, kun töissä on vihdoin aikaa ajatella!

 

Sähköpostien määrä tippuu kymmenekseen

Kun esimiehet, projektipäälliköt, hankevastaavat ja muut asioista vastuulliset henkilöt opetetaan tiedottamaan vastuualueestaan sille varatussa ryhmässä sisäisessä somessa, he eivät enää lähetä tiedottavaa sähköpostispämmiä. Kutsun sitä spämmiksi siksi, että vastuuasemassa olevat lähettävät sähköpostit yleensä hieman liian laajalla jakelulla varmistaakseen, että tieto menee perille.

Kun saat sähköpostin, sinun on avattava se, koska et tiedä, miksi viesti tuli sinulle. Sähköposti keskeyttää työpäiväsi ihan turhaan. Tilanne on vielä pahempi, jos ison ryhmän sähköpostiviestissä on kysymys, johon monet vastaavat. Keskeytysten määrä moninkertaistuu.

Jos taas tiedotus on sisäisessä somessa, voit käydä lukemassa sen silloin, kun sinulla on aikaa ja tarvetta saada tietoa. Sisäisessä somessa vastauksetkaan eivät häiritse tai keskeytä ketään. Ne kerääntyvät nätisti keskustelualoituksen alle ja voit ohittaa koko keskusteluketjun, jos aihe ei kiinnosta.

 

Kokousten määrä puolittuu

Myös kokoukset ovat keskeytyksiä. Paras ajatelutyö keskeytyy jo puoli tuntia ennen palaveria, kun alat kyttäämään kelloa: milloin se palaveri alkaa. Sisäinen some auttaa puolittamaan kokousten määrän koska:

• Tiedottavia kokouksia ei enää tarvita, kun ihmiset on helppo pitää ajan tasalla eri aiheista niille varatuissa ryhmissä sisäisessä somessa
• Ongelmien ratkaisuun ei tarvita enää kokousta, kun asiantuntijat saadaan joka päivä saman virtuaalisen pöydän ääreen – silloin kuin heille parhaiten sopii!
• Tiimipalavereissa ei tarvitse kuunnella, mitä työkaveri on tehnyt ja aikoo tehdä, koska työnteosta on tehty läpinäkyvää tiimin ryhmässä sisäisessä somessa.

 

Chat ja puhelin hiljenevät toistuvista kysymyksistä

Ilman avointa viestintäkanavaa asiantuntijoilla ja asioista vastaavilla päälliköillä ei ole kanavaa, missä vastata kysymyksiin siten, että muutkin kuin vastaaja näkevät vastauksen. Siksi heidän aikansa kuluu toistuviin kysymyksiin vastaamiseen: kalleimmat asiantuntijanne vastaavat päivittäin samaan kysymykseen monesti!

Tämän ongelman sisäinen some ratkaisee. Jokaiseen kysymykseen tarvitsee vastata vain kerran ja kaikki oppivat kerralla. Asiantuntija, esimies tai hankevastaava voi myös ennakoivalla hyvällä tiedotuksella välttää monet kysymykset. Mikä parasta – kysymystä ei enää kysytä henkilökohtaisesti kiireisimmältä asiantuntijalta tai päälliköltä, vaan kysymys esitetään yleisesti kaikille, jolloin vastausvastuu jakautuu. Itse olin aikoinaan intranet-tuotteen päällikkönä 100 hengen it-yrityksessä ja olisin hajonnut kysymysten alle, ellen olisi ohjannut kysymyksiä sisäiseen someen tuotteen omaan ryhmään. Ilman tätä some-ryhmää olisin päivät pitkät vastannut kysymyksiin ja etsinyt vastauksia kysymyksiin, joihin en itse olisi osannut vastata. Tuote olisi jäänyt kehittämättä.

 

Onko omalla työpaikallasi tarvetta vähentää keskeytyksiä?

Onko keskeytysten määrä ongelma omalla työpaikallasi? Onko vastuu keskeytysten hallinnasta jätetty jokaisen omalle vastuulle, jolloin työn hallinnan suunnittelukin vie paljon aikaa jokaiselta? Siitäkään ei tule mitään, että kaikki kieltäytyvät Timo Metsolan tavoin puheluista ja varaavat kalenterinsa täyteen omaa työaikaa, jolloin tärkeidenkin palaverien varaamisesta tulee mahdotonta.

Parasta on siis kokonaisuudessaan vähentää keskeytysten määrää.

Puuttuuko teiltä vielä avoin viestintäkanava tai onko sen käyttö jäänyt vähälle? Onko teillä esimerkiksi SharePoint-intranet ja siinä Uutissyöte-keskusteluseinä, joka on pysynyt hiljaisena? Tai onko teillä Office 365-paketin mukana tullut Yammer, josta ei olla saatu mitään irti? Molemmat näistä työkaluista ja monet muut yhteisötyökalut voivat olla ratkaisu työn tehostamiseen ja keskeytysten puolittamiseen, kunhan niitä opitaan hyödyntämään.

Sisäisen somen käyttöönotto ei kuitenkaan ole ihan pikkujuttu: käyttötavat ja ryhmät pitää suunnitella ja kouluttaa työntekijöille huolella, jotta hyödyt saavutetaan. Muutosvastarinta on aina valtava, koska ihmisiä täysin ymmärrettävästi ahdistaa ajatus yhdestä viestintäkanavasta lisää. Siksi yhteisötyökalun lanseerauksessa täytyykin käyttää kaikki oveluus ja innostamiskyky, jotta työntekijät pääsevät itse oivaltamaan hyödyt. Sisäisestä somesta pitää tehdä virallinen viestintäkanava, johon myös johto sitoutuu.

Vaikka kyse on isosta ja työläästäkin organisaatiokulttuurin muutoksesta, se on kaikkien työpaikkojen tehtävissä! Olen vahvasti sitä mieltä, ettei yhdelläkään asiantuntijaorganisaatiolla ei ole varaa olla tekemättä tätä muutosta.

Kyse on vain päätöksestä ottaa ensimmäinen askel.