Väitän, että yritykset voivat tuplata tehokkuutensa, kun ne siirtävät työntekijöiden välisen keskustelun sähköpostista avoimeen viestintäkanavaan eli yrityksen sisäiseen sosiaaliseen mediaan. Uskomatonta? Ei ole, kun miettii, miten vaikeaa työnteko on ilman sisäistä somea.

Yrityksen sisäinen some on puhtaasti työn tekemistä varten tarkoitettu keskustelukanava, jossa kaikki työntekijät viestivät tasa-arvoisesti ja nopeasti toistensa kanssa. Tunnettuja sisäisen somen alustoja ovat esimerkiksi Yammer ja Slack. Oikein käytettynä ne tuplaavat tehokkuuden seuraavista syistä:

1. Toistuvat kysymykset poistuvat

Jos yrityksessä ei ole käytössä sisäistä somea, ja tieto liikkuu suljetuissa viestintäkanavissa eli sähköpostissa, kokouksissa ja chateissa, työ on täynnä keskeytyksiä. Parhaat asiantuntijat vastaavat toistuvasti samoihin kysymyksiin, eivätkä ehdi tehdä sitä ajattelutyötä, jonka vuoksi heidät on palkattu. Sisäinen some säästää asiantuntijoiden aikaa: riittää, että jokaiseen kysymykseen vastaa kerran.

2. Sähköpostin väärinkäyttö loppuu

Ilman sisäistä somea sähköposti on ainoa kanava ryhmien keskustelualustaksi. Jokainen keskustelunavaus ja jokainen vastaus keskeyttää päiväsi, ja usein nämä keskustelut eivät kosketa sinua mitenkään. Sisäisessä somessa ryhmien keskustelut eivät keskeytä ketään. Kun sinulle sopii, voit silmäillä päivän keskustelunavaukset ja tarttua tarkemmin niihin, jotka ovat sinulle tärkeitä.

3. Tiedon metsästys helpottuu

Kun tietoa jaetaan sähköpostissa, chatissä tai kokouksessa, joku jää aina vaille tietoa, koska vastaanottajajoukko on pakko rajata. Siksi ihmiset tuhlaavat työaikaansa tärkeän tiedon metsästykseen ja pahimmillaan soittelevat ympäri taloa kysellen ”Kuka tietää tästä?”. Jos tieto olisi jaettu fiksusti ryhmiteltynä sisäisessä somessa, se olisi saatavilla, kun sitä tarvii. Sisäisessä somessa voi myös helposti kysyä apua, jos tietoa ei löydy.

4. Ongelmanratkaisu nopeutuu

Ilman sisäistä somea moni tekee työtään yksin. Aikaa tuhlaantuu asioiden pähkäilyyn, ja kun kaipaa apua, oikean ihmisen löytämiseen voi kulua päiviä. Pahimmillaan ongelman edessä oleva pyytää palaveriin joukon osaajia. Mitä kalliimpia asiantuntijoita hän kutsuu, sitä kalliimpi kokous. Sisäinen some on täydellinen väline ongelmien ratkaisuun: sinun ei tarvitse tietää, kuka osaa auttaa. Auttajia ilmaantuu ympäri taloa, ja yhdessä hiotaan ratkaisu alta aikayksikön.

5. Perehdytys helpottuu

Ilman sisäistä somea uusien ihmisten perehdytys on hidasta ja kestää pitkään, että uusista ihmisistä saadaan heidän täysi potentiaalinsa yrityksen käyttöön. Juniorit eivät pääse oppimaan kokeneemmilta, kun seniorit eivät ota heitä mukaan keskusteluihinsa. Hiljainen tieto pysyy hiljaisena. Sisäinen some muuttaa asian ja on uudelle työntekijälle uskomaton oppimislähde: kokeneempien keskusteluja seuraamalla oppii joka päivä. Uuden työntekijän voi myös nopeammin laittaa tekemään haastavia tehtäviä, koska hänellä on aina koko organisaation tuki takanaan.

6. Työhyvinvointi kasvaa

Kun keskeytykset vähenevät, työt ehtii tehdä työajalla eikä illalla kotona. Stressi vähenee myös siksi, että työkavereiden apu on aina lähellä. Työ antaa enemmän kuin ennen: vaikutusmahdollisuuksia, uuden oppimista ja yhteisöllisyyttä! Kasvanut hyvinvointi tuo säästöä ja tehoa: sairauspoissalot ja vaihtuvuus vähenevät ja motivoituneet työntekijät ovat valmiita antamaan yritykselle enemmän!

Edellä mainitut kuusi asiaa vaikuttavat suoraan yrityksen tehokkuuteen, ja kaikki nämä asiat yhdessä varmasti ainakin tuplaavat tehokkuuden. Mikä parasta, tässä oli vain pieni otos sisäisen somen hyödyistä!

Tätä kilpailukykyboostia ei kannata jättää testaaamatta!