Viime aikoina olen törmännyt samaan ilmiöön lähes kaikissa yrityksissä, joiden kanssa olen ollut tekemisissä. Iso osa työpaikan sisäistä viestintää on siirtynyt WhatsAppiin. En yhtään ihmettele tätä, mutta vähän harmittelen.

En ihmettele asiaa, koska WhatsApp on juuri sitä, mitä monet käyttäjät toivovat viestintätyökalulta: äärimmäisen helppo käyttää. Kevyt mobiiliappi, jonka viestit eivät jää huomaamatta. Se mahdollistaa ryhmän välisen keskustelun reaaliaikaisesti ja mobiilisti ilman monimutkaisia kirjautumisprosesseja. Harmittelen asiaa siksi, että WhatsAppia käytetään helppoutensa vuoksi myös työyhteisöissä, joihin se ei alkuunkaan sovi.

Minkälaiseen työyhteisöön WhatsApp sopii?

Kummityttöni kihlattu kertoi jo reilu vuosi sitten helpottuneena, miten heidän sähköasennusfirmansa on saanut tehoa viestintään, kun enää ei tarvitse soitella kaikille erikseen, vaan esimerkiksi kadonnut työkalu löytyy yhdellä kysymyksellä WhatsAppissa. En voisi kuvitella parempaa työkalua tällaiselle työryhmälle: eri puolilla Suomea liikkuvat sähköasentajat, joilla on aina puhelin taskussa. WhatsApp auttaa heitä tekemään työtään helpommin.

WhatsApp sopii siis täydellisesti pieneen työyhteisöön, jossa koko porukka kuuluu WhatsApp-ryhmään, eikä viestien määrä kasva liian isoksi. Ainoaksi ongelmaksi pienen yrityksen WhatsAppissa on mainittu liika kohteliaisuus, kun kohteliaat toivotukset aiheuttavat ärsyttäviä piippauksia puhelimeen: Hei! – Mitä kuuluu? – Hyvää – Mukavaa päivänjatkoa! WhatsAppissa olisi siis syytä unohtaa liika kohteliaisuus tai mieluummin liittää tervehdys tai toivotus itse asian yhteyteen.

Miksi WhatsApp sitten harmittaa?

Kaikkiin yrityksiin WhatsApp ei sovi. Minua harmittaa, ettei WhatsApp ole avoin viestintäkanava, vaan jokaiseen ryhmään valitaan osallistujat samalla tavalla kuin jokaiseen sähköpostijakeluun. WhatsApp on sähköpostia kätevämpi keskustelualusta, mutta avoimuudeltaan jopa huonompi. Siksi kutsun sitä uudeksi sähköpostiksi – ja tunnetustihan minä taistelen sähköpostia vastaan.

Jos yritys on isompi kuin 15 henkilöä, WhatsApp-ryhmistä alkaa jo tulla yrityksen siiloja, koska kaikkea viestintää ei käydä koko firman kesken. Yrityksen WhatsApp-ryhmiin ei ole minkäänlaista läpinäkyvyyttä:

• Kukaan ei tiedä, mitä ryhmiä on olemassa. Jopa sähköpostijakelulistat ovat avoimuudessaan WhatsAppia läpinäkyvämpiä, koska jokainen voi selvittää, mitä ryhmiä on olemassa
• Kukaan ei voi liittyä WhatsApp-ryhmään ilman että hänet kutsutaan siihen
• WhatsApp-ryhmältä ei voi ulkopuolinen kysyä kysymystä. Esimerkiksi jos tuotekehitystiimillä on oma WhatsApp-ryhmä, tiimin ulkopuolinen ei pääse ryhmään kysymään akuuttia kysymystään koko tiimiltä yhdellä kertaa

Mikä on isolle yritykselle WhatsAppin korvike?

Jotta yrityksen viestintäsiiloilta vältytään, ja tieto saadaan liikkumaan yli tiimirajojen, tarvitaan viestintäalusta, joka mahdollistaa avointen ryhmien tekemisen. Tällöin jokainen voi liittyä haluamiinsa ryhmiin tai ainakin löytää ryhmän silloin, kun hänellä on kysymys tai idea liittyen ryhmän tekemiseen.

Tällä hetkellä tunnetuimpia yritysten yhteisöllisiä viestintäalustoja ovat Slack ja Yammer, jotka toimivat kuvaamallani tavalla. Ryhmiä voi perustaa tarpeen tullen ja niihin voidaan kutsua halutut ihmiset. Ryhmät voi jättää avoimeksi, jolloin kuka tahansa voi halutessaan liittyä keskusteluun. Avoimuus ei häiritse ketään, koska mikäli ryhmän asia ei kiinnosta, sitä ei tarvitse seurata. Avoimuudesta on kuitenkin äärimmäisen paljon hyötyä, koska tällöin päästään eroon turhasta tiedon metsästyksestä sekä yksittäisille henkilöille lähetetyistä kysymyksistä, jotka sekoittavat monesti tämän henkilön työpäivän. Kaikki voivat paremmin työssään, kun saavat kokea, ettei heiltä salata mitään ja että he pääsevät vaikuttamaan asioihin. Työ tehostuu monella tavalla.

Yhteenvetona: WhatsApp on mainio väline kentällä liikkuvalle työyhteisölle, jotka ovat puhelimen varassa. Sen sijaan isossa yrityksessä WhatsApp on jopa pahempi tiedon panttausväline kuin sähköposti, joten kannattaa mieluummin tutustua tarkemmin avoimiin yhteisötyökaluihin.

Lisätietoa:

Tutustu yrityksen yhteisölliseen viestintään ja työkaluihin tarkemmin verkkokurssilla ”Organisaation sisäisen somen ABC”, jonka voit aloittaa sujuvasti oman aikataulusi mukaan.