Olin perjantaina kouluttamassa Inforin Digitaalisen viestinnän koulutusohjelman opiskelijoita työyhteisöjen sisäisestä digitaalisesta viestinnästä, ja minulta kysyttiin ajatuksia herättävä kysymys: mitä mieltä olet suljetuista SharePoint-työtiloista?

En ollut aikoihin pohtinut SharePointin käyttövaltuushallintaa, mutta siinä hetkessä koin herätyksen ja vähän kiihdyin. Mieleen tulivat ne ajat, kun intranet-konsulttina autoin asiakkaiden intranet-pääkäyttäjiä hallinnoimaan SharePointin käyttövaltuuksia, jotta tiimit ja projektit saivat haluamansa piilotetut työtilat. Käyttöoikeuksiin käytettiin paljon aikaa ja vaivaa. Mutta miksi ihmeessä näin tehtiin?

Työntekijällä ei pitäisi olla oikeutta tehdä työtä salassa

Kun olen viime vuodet keskittynyt opettamaan yrityksiä viestimään avoimesti ja tehokkaasti Yammerin ja muiden yhteisötyökalujen avulla, minulta ei enää heru ymmärrystä työnteon salailuun:

Miksi yritykset käyttävät kallista työaikaansa siihen, että ne saavat tiedon piiloon työpaikalla? Miksi yhdelläkään palkkaa saavalla työntekijällä on oikeus salata sitä, mitä työpaikalla tekee?

Toki ymmärrän, että työpaikoilla on välillä salaisia juttuja. Esimerkiksi yt-neuvottelujen suunnittelutyöryhmä ei halua työskennellä avoimesti. Mutta miksi tavallisten tiimien ja projektien työ pitäisi tehdä salassa? Luultavasti vain siksi, että työnteko pysyy mukavuusalueella, kun työtä tehdään vain lähimpien työkavereiden kesken. Yrityksen tuottavuuden ja organisaation oppimisen kannalta mukavuusalueella pysyminen on kuitenkin äärimmäisen tuhoisaa.

Vastaukseni opiskelijan hyvään kysymykseen siis oli: yhdelläkään työntekijällä ei pitäisi olla oikeutta tehdä työtä salassa. SharePoint-työtilojen pitäisi olla avoimia, ellei ole ehdotonta syytä piilottaa tietoa. Sama koskee tietysti myös keskustelua Yammerissa ja muissa yhteisötyökaluissa.

Käyttöoikeuksien yhtenäistäminen säästää rahaa

Vain avoin ja läpinäkyvä työnteko mahdollistaa nopean päätöksenteon, jota nykypäivän nopeasti muuttuva maailma vaatii. Organisaation oppiminen ja työnteon tehokkuus on kiinni vain siitä, miten hyvin hiljainen tieto saadaan liikkumaan.

Lisäksi säästyy aikaa ja rahaa, jos työpaikalla uskalletaan päättää, että kaikilla on samat oikeudet työtiloihin ja keskusteluryhmiin:

• Kenenkään päivä ei kulu monimutkaisten käyttöoikeuksien hallintaan
• Kenenkään aika ei kulu puuttuvien käyttöoikeuksien aneluun
• Kenenkään työ ei ole jumissa siksi, ettei saa työnteon  kannalta kriittistä tietoa.

Avoimuuden vaatiminen on johdon oikeus

Harva se päivä minulta kysytään myös nykyään yhteisöviestinnän konsulttina, että voiko Yammerin tai Slackin ryhmistä tehdä suljettuja tai salaisia. Kyse ei siis ole vain SharePointin työtiloista, vaan sama piilottelun toive koskee jopa yhteisöllisiä viestintäkanavia. Harva työntekijä ajattelee tehtäviään koko yrityksen tuottavuuden kannalta, joten työtä tehdään mielellään piilossa niin kauan kuin sen annetaan jatkua. Mutta eihän työnantaja maksa työntekijälle palkkaa siitä, että hän puuhailee salaa mukavuusalueellaan!

Vaatimus työnteon ja keskustelujen avoimuudesta pitäisikin tulla johdolta, jolla on täysi oikeus vaatia, ettei yksikään tiimi salaa  tietoa, ellei siihen ole kovia perusteluita. Nopean päätöksenteon kannalta on täysin kriittistä, että johdolla on suora näkyvyys organisaation toimintaan. Etenkin avoimet viestintäkanavat kuten Yammer auttavat johtoa pääsemään lähemmäs päivittäistä tekemistä, kunhan ryhmät pidetään avoimina. Toki avoimuus auttaa paitsi johtoa myös koko organisaatiota toimimaan tehokkaammin, kun tarvittava tieto on aina saatavilla ja ihmiset oppivat toisiltaan joka päivä uutta.