Somepointin Heidi Selkäinaho pääsi vieraaksi kesäkuun 2017 Fakta-lehteen kertomaan, mikä on yrityksen sisäinen some. Lue artikkeli Faktan sivulta 52 tai alta:

***

Sisäinen some on uusi työkalu

Miksi nykypäivän yritys tarvitsee menestyäkseen vielä yhden sisäisen viestintäkanavan lisää? Eikö niitä ole jo nyt häiriöksi asti? Sähköpostia tulee tauotta, chat-ikkunat vilkkuvat, ja puhelin soi…

Siksi, että nykyisillä, hitailla viestintätavoilla ei enää pärjää maailmassa, jossa edelläkävijät ovat jo omaksuneet tehokkaat tavat tehdä töitä yrityksen sisäisessä sosiaalisessa mediassa. Ne ovat saaneet tiedon kulkemaan niin sujuvasti, että innovointikyky, ongelmanratkaisu ja oppiminen ovat kiihtyneet markkinoiden vaatimalle tasolle.

Mikä on sisäinen some?

Yrityksen sisäinen some on puhtaasti työn tekemistä varten tarkoitettu keskustelukanava, jossa kaikki työntekijät viestivät tasa-arvoisesti ja nopeasti toistensa kanssa. Tunnettuja sisäisen somen alustoja ovat esimerkiksi Yammer ja Slack.

Niissä keskustelut ryhmitellään yrityksen tekemisen kannalta olennaisiin ryhmiin, ja kukin työntekijä valitsee, mitä ryhmiä seuraa. Tieto kulkee nopeasti ilman osasto-, yksikkö, ja projektimuureja. Työntekijät auttavat toisiaan pysymään ajan tasalla työn kannalta tärkeistä asioista, kuten yrityksen palveluista ja tuotteista. Asiakkaiden kysymyksiin ja palautteisiin reagoidaan nopeasti, kun koko yrityksen ajattelukyky saadaan saman pöydän ääreen. Työtä tehdään aidosti yhdessä.

Mikseivät sähköposti ja chat riitä?

Jos yrityksessä tieto liikkuu pääosin suljetuissa viestintäkanavissa, kuten sähköpostissa, kokouksissa ja chateissa, työ on tarpeettoman hankalaa ja täynnä keskeytyksiä. Parhaat asiantuntijat vastaavat toistuvasti samoihin kysymyksiin, eivätkä ehdi tehdä sitä ajattelutyötä, mihin heidät on palkattu. Jatkuvasti joku jää ilman työn kannalta tärkeää tietoa, kun ei sattunut kuulumaan oikeaan jakelulistaan.

Juniorit eivät pääse oppimaan kokeneemmilta, jos seniorit eivät ota junnuja mukaan chat-keskusteluihinsa. Hiljainen tieto pysyy hiljaisena ja innovaatiot jäävät syntymättä. Kaikista tuntuu, ettei saa tarpeeksi tietoa. Sisäinen some ratkaisee nämä ongelmat ja siksi se on kriittinen jokaiselle yritykselle.

Mitä on johtaminen sisäisessä somessa?

On rohkea päätös tehdä yrityksen viestinnästä läpinäkyvää, koska samalla myös valittajat saavat näkyvän foorumin. Sisäisen somen hyödyt ovat kuitenkin tätä pelkoa tärkeämmät, ja siksi johtajan tärkein tehtävä on päästä pelon yli ja antaa lupa avoimeen viestintään.

Sisäinen some on henkilöstöjohtamisen tärkein työkalu: organisaation oppiminen, henkilöstön sitoutuminen, innovointikyky ja tuottavuus saavat konkreettisen sysäyksen.

Johtajat saavat mahdollisuuden rakentaa uudenlaista luottamusta olemalla mukana arkisissa keskusteluissa. Mikä parasta, johto saa suoran näkyvyyden siihen, mitä on meneillään ja nopeita päätöksiä on aiempaa helpompi tehdä. Tätä on muodissa oleva Lean-johtaminen käytännössä.

Miten viestintäkulttuuri muutetaan?

Hierarkkisesti viestivä yritys ei muutu hetkessä avoimeksi, vaan sisäisen somen käyttöönotto on iso muutosprojekti. Jos tiedon panttaaminen on aina ollut valtaa, on vaikea ymmärtää, että nyt arvostetaankin tiedon jakamista.

Onnistuneen muutoksen takana on aina johto, joka antaa luvan avoimelle viestinnälle omalla esimerkillään. Jokaiselle työntekijälle pitää olla selvää, mihin tarkoitukseen sisäistä somea käytetään. Siksi jokainen työntekijä, esimies ja johtaja kannattaa kouluttaa.

Aluksi opetetaan henkilöstölle sellaisia käyttötapoja, joka tuovat välittömän helpotuksen johonkin viestinnän pullonkaulaan. Ryhmien keskustelut neuvotaan siirtämään sähköpostista sisäiseen someen, jossa keskusteluketjut on helppo lukea yhdellä kertaa tai ohittaa, eikä jokaiseen vastaukseen tarvitse reagoida erikseen kuten sähköpostissa.

Artikkeli julkaistu  Faktassa 06/2017, sivu 52.