Viime syksynä, kun opiskelin työ- ja organisaatiopsykologiaa, törmäsin useammin kuin kerran väitteeseen, että työpaikoilla ihmiset uupuvat tietoähkyyn, kun tietoa tulee joka suunnasta.  En voisi olla tästä enempää eri mieltä.

Nimittäin miksei kukaan kauhistele sitä, että vaikka maailmalla tietoa tulvii ovista ja ikkunoista, työpaikkojen sisällä tietoa haudotaan kaikin keinoin! Uskon, että tiedon hautominen saa ihmiset uupumaan paljon useammin kuin tietoähky!

Nopeasti muuttuvassa maailmassa työntekijöiden pitäisi olla tehokkaampia ja innovatiivisempia kuin koskaan ennen. Silti työpaikkojen toimintatavat laahaavat perässä ja piilottavat alleen ihmisten osaamisen ja innokkuuden. Ja mikä pahinta – myös jaksamisen. Odotukset ovat suuret, mutta työntekijöiden voimia koetellaan, kun työssä pitää pärjätä puutteellisen tiedon turvin ja työpäivät ovat täynnä keskeytyksiä. Töitä tehdään iltaisin kotona. Kun tämä jatku pitkään, edessä on väistämättä työuupumus. Työuupumuksen aiheuttama kyynisyys ja negatiivinen käyttäytyminen vievät työmotivaation myös. muilta kuin uupuneelta.

Tämän ei voi enää antaa jatkua, koska on olemassa kaikkien saatavilla oleva ratkaisu. Lopetetaan tiedon hautominen ja laitetaan tieto liikkumaan organisaation sisäisessä somessa!

Organisaatioiden sisälle on nykyään saatavissa tehokkaita, edullisia ja helppokäyttöisiä yhteisötyökaluja kuten Yammer, Slack ja Workplace, jotka onnistuneen jalkautuksen jälkeen auttavat ehkäisemään työuupumusta kolmella tavalla:

1. Kiire vähenee
2. Työstä saatavat palkkiot lisääntyvät
3. Ongelmat voidaan nostaa esille heti eikä vuoden päästä

Näistä kohdista lisää alla.

Sisäinen some vähentää kiireen aiheuttamaa työuupumusta

Yksi työuupumuksen yleisimmistä aiheuttajista on liika työkuorma. Vuonna 2014 tehdyn tutkimuksen* mukaan puolet suomalaisista kokee kiireen haittaavan työntekoaan. Mistä sitten kiire johtuu? Väitän, että suurin osa kiireestä johtuu siitä, että työpaikoilla viestintä kulkee suljetuissa kanavissa ja kokoushuoneissa.

KESKEYTYKSET VÄHENEVÄT SISÄISEN SOMEN ANSIOSTA

Ilman sisäistä somea työpäivä on täynnä keskeytyksiä: kymmeniä puheluita, sähköposteja ja chat-viestejä. Palaverit vievät ison osan päivästä. On tutkittu, että ajattelutyötä tekevällä kestää keskeytyksen jälkeen lähes puoli tuntia päästä takaisin flow-tilaan, jossa hän on ennen keskeytystä ollut. On sanomattakin selvää, ettei repaleisena päivänä pysty tekemään mitään ajattelutyötä ja työt on tehtävä illalla kotona.

Kun työpaikalla opitaan sujuvasti käyttämään sisäistä somea, keskeytysten määrä tippuu radikaalisti.

• Yhteen kysymykseen ei tarvitse vastata jokaiselle kollegalle erikseen puhelimessa, chatissä tai sähköpostissa, vaan riittää, että kysymykseen vastaa kertaalleen some-kanavassa. On tärkeää ohjata kysymykset pois suljetuista kanavista esimerkiksi näin, että mainitsee henkilön, jolta haluaa vastauksen:

• Kokouksia ei tarvitse pistää pystyyn jokaisen asian vuoksi, vaan esimerkiksi ongelmatilanne voi ratketa minuuteissa some-kanavassa, kun asiantuntijat käyvät läpi eri näkökulmat ja vetävät johtopäätöksen asiasta. Kokouksia ei tarvita myöskään tiedottamiseen, koska sen voi hoitaa some-kanavassa. 

TIETO ON SAATAVILLA, KUN SITÄ TARVITAAN

Suljetut viestintäkanavat aiheuttavat sen, että jokaisessa viestintätilanteessa joudutaan rajaamaan vastaanottajien joukko. Muistat varmasti tilanteen, jossa ihmettelit jälkikäteen, mikset saanut ajoissa tietoa, jonka kollega oli saanut, ja tästä syystä työsi oli jumissa pitkään tai teit vääriä ratkaisuja.

Sisäinen some poistaa epäoikeudenmukaisuuden tiedon saannissa, kun esimerkiksi hankkeista ja projekteista voi tiedottaa yhdellä kertaa koko organisaatiolle sisäisessä somessa. Tällöin viestin välittäjän ei tarvitse valita, kuka saa tiedon.

APU ONGELMATILANTEESSA

Suuri osa kiireestä johtuu siitä, että joutuu pohtimaan asioita liian pitkään yksin saamatta apua keneltäkään. Onhan ymmärrettävää, ettei tietyn alan asiantuntija ehdi vastata nopeasti sinulle, kun hänellä on 100 kysymystä odottamassa sähköpostilaatikossaan.

Uudella työnteon mallilla kukaan ei jää yksin, koska sinun ei tarvitse yrittää jonottaa tietyn ihmisen sähköpostilaatikossa, vaan voit kysyä kysymyksen koko organisaatiolta. Voit saada apua yllättäviltä tahoilta, eikä sinun tarvitse edes ennalta tietää, kuka osaisi auttaa. Saat apua nopeasti, koska kaikilla on enemmän aikaa auttaa työkavereita, kun keskeytykset ovat vähentyneet.

Epätasapaino työntekijän antaman panoksen ja palkkion välillä aiheuttaa uupumusta

Toinen työuupumuksen yleisimmistä aiheuttajista on epätasapaino työntekijän antaman panoksen ja palkkion välillä. Palkkioita työstä ovat tulot ja työsuhde-edut, mutta myös esimerkiksi mahdollisuudet ammatilliseen kehittymiseen, sosiaaliset suhteet sekä palaute ja arvostus.

Tulot ja työsuhde-edut ovat asioita, joihin ei yhteisöllisen viestinnän kautta voida vaikuttaa. Mutta kaikki ei-aineellinen palkitseminen moninkertaistuu, kun työpaikan viestintä muuttuu avoimeksi.

1. Urakehitys ja uuden oppiminen. Nykypäivän työntekijät ovat urakeskeisiä, ja suuri osa työstä saatavaa palkintoa on se, miten paljon voi oppia, jotta urakehitys on mahdollista. Kun viestintä siirretään suljetuista sähköposteista ja chateistä some-kanavaan, kaikki oppivat. Parhaimmillaan työpaikan senioriosaajat käyvät keskenään keskustelua, jossa vuosia kertynyt hiljainen tieto tulee näkyväksi, ja juniorit oppivat siitä uutta ja pääsevät myös tuomaan omat tuoreet näkemykset keskusteluun. Urakehitys on some-kanavan myötä täysin omissa hyppysissä: aiemmin ehkä työpaikalla arvostettiin niitä, jotka panttaavat tietoa. Nykyään työpaikalla etenevät ne, jotka auttavat muita ja jakavat tietoaan. Aktiiviset tiedon jakajat kyllä huomataan, ja ylennyksiä mietittäessä nämä ihmiset varmasti muistetaan.
2. Sosiaaliset suhteet ovat olennainen osa työpaikalta saatavaa palkintoa. Etenkin silloin, kun työntekijät ovat hajallaan eri toimipaikoissa, työyhteisö ei välttämättä koe olevansa tiivis. Some-kanava auttaa ihmisiä tutustumaan toisiinsa ja jakamaan apua ja osaamista yli toimipisterajojen. Kun sitten firman juhlissa tavataan naamatusten, keskustelun aloittaminen on varmasti helpompaa, kun on jo tavattu some-kanavassa. Yhdessä tekemisen tunne on tärkeää, koska työn imu ja innostus leviää helposti työntekijältä toiselle!
3. Palaute ja arvostus on yksi palkkion muoto, mikä lisää työn imua. Sisäisen somen työkaluista ainakin Yammer sisältää valmiin toiminnon kehujen jakamista varten. Kun kollegaa kehuu julkisesti koko organisaation edessä, sen merkitys on kehun vastaanottajalle valtava!
   
   Myös niin yksinkertainen asia kuin yksi tykkäys sisäisessä somessa voi olla merkittävä arvostuksen osoitus, etenkin jos tykkääjä sattuu olemaan yrityksen johtoportaasta. Kuinka monesti olet nähnyt johtajan salakuuntelevan kokouksessa lentäviä ideoita, ja taputtavan hyvän idean esittäjää olkapäälle? Tuskin koskaan. Some-kanava mahdollistaa pienieleisen kiitoksen, mikä on vastaanottajalleen valtava!

 

Ennaltaehkäise työuupumus nostamalla ongelmakohdat  esiin heti – ei vuoden päästä! 

Nykypäivän henkilöstöjohtamisen oppaissa useimmiten ratkaisuksi työuupumuksen ehkäisyyn esitetään henkilöstön osallistamista kehittämiseen. Keinoiksi mainitaan henkilöstökyselyt ja haastattelut. Kyselyiden jälkeen neuvotaan perustamaan työryhmiä, joissa työntekijät osallistuvat ratkaisujen löytämiseen yhdessä johdon kanssa.

Tämä voi parhaimmillaan toimia, mutta työpaikan ongelmat voivat elää pahimmillaan vuoden, kun odotetaan seuraavaa henkilöstökyselyä. Varmasti meillä kaikilla on myös kokemus siitä, miten kyselytulosten parantamiseksi perustettujen työryhmien toiminta jää muiden kiireiden alle. Muutosta ei tästä syystä aina tapahdu.

Olen täysin samaa mieltä siitä, että työntekijöiden osallistaminen asioiden parantamiseen on tehokkain tapa ehkäistä työuupumusta. Uskon kuitenkin, että osallistamiseen on tehokkaampia tapoja kuin henkilöstökyselyt.  Ongelmia voisi nimittäin nostaa esille ja ratkoa ympäri vuoden, jos organisaatiossa opeteltaisiin jakamaan niin hyvät kuin huonotkin asiat avoimesti organisaation sisäisessä somessa. Avoin ja yhteisöllinen asioiden käsittely heti, kun ne havaitaan, nopeuttaa ongelmien ratkaisua. Mutta mikä parasta – avoin viestintä työpaikalla jo itsessään poistaa monet niistä ongelmista!

 

Sisäinen some on sinunkin työpaikkasi saatavilla

Yhteisöllinen työnteko työpaikan sosiaalisen median avulla voi siis parantaa molempia työuupumuksen syitä: kiirettä ja epätasapainoa palkitsemisen suhteen. Sen lisäksi henkilöstön kokemat ongelmat voidaan ratkoa heti eikä vuoden viiveellä.

Mikäli sinun työpaikallasi esiintyy paljon kyynisyyttä ja muita työuupumuksen oireita, eikä teillä ole vielä käytössä koko organisaation yhteistä some-kanavaa, on aika tarttua toimeen! Ensimmäinen askel matkalla kohti isoa viestintäkulttuurin muutosta on saada kaikki työpaikkasi päättäjät innostumaan asiasta. Jotta sinulla olisi eväät innostamiseen, olen luonut verkkokurssin, jonka voit aloittaa jo tänään! Kurssilla opit vakuuttavasti perustelemaan, miten sisäinen some auttaisi juuri sinun työpaikkaasi voimaan hyvin!

Organisaation sisäisen somen ABC

Voit myös ottaa minuun suoraan yhteyttä, niin pohditaan, mikä on juuri teille oikea tie matkalla kohti hyvinvoivaa, yhteisöllistä työpaikkaa!

 

*Lähde: Juuti & Salmi: Tunteet ja työ, 2014, 43.