Organisaation sisäinen some, kuten Yammer tai Workplace, nähdään usein yrityksen vapaamuotoisena viestintäkanava, jonka annetaan elää omaa elämäänsä intranetin rinnalla. Se lanseerataan yleensä kevyesti kertoen, että nyt meillä on tällainen kanava, jota voitte käyttää vapaasti. Nykyään ihmiset ovat niin tottuneita sometyökaluihin, että muutamia aktiivisia keskusteluryhmiä syntyy varmasti tällä tavalla, koska somekanavalle on usein huutava tarve. Kevyellä lanseerauksella käyttö jää kuitenkin aina vähälle, kun suuret massat eivät hoksaa, mihin sitä käyttäisi. Koko talon tasolla keskustelu jää turhan kevyeksi fiilistelyksi eikä pureudu varsinaisiin työasioihin. Tässä menetetään isot hyödyt.

Suurin syy sisäisen somen vajaahyödyntämiseen on, ettei organisaatiossa mikään osasto näe sisäisen somen kuuluvan omalle tontilleen eikä siksi kukaan edistä sisäisen somen käyttöä. Työntekijöiden välinen keskustelu on työn tekemistä, eikä työn tekemisen kehittämisestä vastaa mikään osasto. Kuka siis ottaisi kopin sisäisestä somesta?

HR on luontevin omistaja sisäiselle somelle

Sisäisen somen mahdollistamien hyötyjen näkökulmasta HR sopisi parhaiten sisäisen somen omistajaksi. Kun koko organisaatio johtoa myöten saadaan viestimään verkostomaisesti sisäisessä somessa, HR-osaston tavoitteisiin on helpompi päästä:

• Osaaminen kasvaa, kun hiljainen tieto saadaan pois sähköposteista, puhelimista ja chateistä
• Johdon ja henkilöstön välinen luottamus kasvaa, kun johto oppii tuntemaan työntekijöiden ajatusmaailmaa paremmin ja työntekijät kokevat, että he pääsevät vaikuttamaan
• Tehokkuus kasvaa monella tapaa: ongelmat ratkeavat nopeammin, kun työntekijät auttavat toisiaan, työ ei ole jumissa tiedon puutteen vuoksi ja ihmisten aika säästyy turhilta keskeytyksiltä, kun kysymyksiä ei enää kysytä henkilökohtaisesti
• Työhyvinvointi ja sitoutuminen työhön kasvavat, kun henkilöstö kokee saavansa työstä enemmän kuin ennen: vaikutusmahdollisuuksia, päivittäistä uuden oppimista, hyvää fiilistä ja sosiaalisia kontakteja. Parhaimmillaan myös kiitosta jaetaan avoimesti, mikä lisää tyytyväisyyttä. Hyvä sisäinen viestintä on aina sidoksissa työhyvinvointiin, koska kaikki tietävät, miten turhauttavaa on, kun tietoa ei saa
• Uusien työntekijöiden perehtyminen helpottuu, kun somekanavaa seuraamalla pääsee nopeasti perille talon tavoista ja ihmisistä

Sisäinen some siis liittyy hyötyjen kautta vahvimmin HR:n tehtäväkenttään, mutta toki nämä hyödyt ovat sellaisia, joista koko organisaation pitäisi olla kiinnostunut.

Sisäinen some on muutakin kuin ”vapaamuotoista keskustelua”

Mainitsemani hyödyt sisäisestä somesta edellyttävät, että somekanavasta tehdään työpaikan tärkein viestintäkanava, eikä vain ”vapaamuotoisen keskustelun paikka”, kuten se usein roolitetaan. Henkilöstön pitää tietää, että

• Somekanavassa saa nopeasti vastauksia kysymyksiin, eli että muutkin ovat siellä
• Organisaation tuotteiden ja palveluiden vastuuhenkilöt ovat mukana, jotta kehitysideat ja asiakaspalauteet voivat johtaa nopeisiin korjausliikkeisiin
• Johto on mukana, joten johto on kiinnostunut siitä, mitä työntekijät ajattelevat ja osaavat
• Somekanavassa on niin selkeät ryhmät, että olennaisen tiedon suodattaminen on helppoa

Tämä lista kuvaa lyhyesti sisäisen somen ihannetilan, joka ei synny itsestään. Omistajalla siis riittää hommaa.

Mitä sisäisen somen omistajan vastuulla on?

Jos työpaikallasi on sisäinen somekanava, jonka käyttöä kukaan ei edistä, ehdota johdolle, että otat homman haltuun. Haltuun ottaminen tarkoittaa projektia, joka tähtää sisäisen somen uudelleenlanseeraukseen. Projektin vetäjäksi valitaan henkilö, josta tulee somekanavan yhteisömanageri. Lanseerausprojektissa

• Sisäiselle somelle suunnitellaan organisaation liiketoimintaa parhaiten hyödyttävät käyttötavat ja ryhmät yhdessä liiketoimintojen kanssa
• Ryhmille etsitään omistajat, jotka edistävät niiden jalkautumista
• Uudet käyttötavat koulutetaan koko henkilöstölle
• Johdolle koulutetaan, miksi heidän kannattaa olla mukana ja miten
• Sisäinen some julistetaan tärkeimmäksi viestintäkanavaksi
• Mahdollisesti intranetin uutispalstasta luovutaan, ja siirretään kaikki tiedotus sisäiseen someen. Suosittelen tätä lämpimpästi, koska käyttäjät eivät jaksa seurata useaa kanavaa

Tärkeintä siis on, että sisäisellä somekanavalla on selkeä vastuutaho ja yhteisömanageri, jotta se lanseerataan huolella ja että se pysyy hyödyllisenä kanavana. Yhteisömanagerin tehtävät eivät lopu lanseeraukseen, vaan yhteisömanagerointi on jatkuva työtä. Hän pitää kanavan elossa huolehtimalla, ettei siellä ole turhia ryhmiä ja että jokaisella ryhmällä on selkeä tarkoitus ja omistaja. Yhteisömanageri analysoi säännöllisesti, miten hyvin nykyiset ryhmät toimivat ja tarvitaanko uusia ryhmiä ja käyttötapoja. Yhteisömangerin ja HR:n pitää myös huolehtia, että jokainen uusi työntekijä opetetaan sisäisen somen käyttäjäksi. Yhteisömanageri on käyttäjien tukena ja auttaa suunnittelemaan uusien ryhmien perustamista.

Autan mielelläni pohtimaan, miten sisäisestä somesta saataisiin enemmän hyötyjä työpaikallasi. Ota yhteyttä, jos oman työpaikkasi sisäinen some on vajaakäytöllä.

Blogin kuva: www.businessillustrator.com