Työpaikan sisäistä somea vastustetaan usein vastalauseella: ”meidän työpaikalla tehdään töitä, meillä ei ole aikaa pyöriä somessa”. Tämä on kuitenkin harhakäsitys, koska työpaikan sisäinen some ON PUHTAASTI TYÖNTEKOA.

Vaikka työpaikan yhteisötyökaluja kutsutaan sisäiseksi someksi, on tärkeää ymmärtää, ettei kyse ole mistä tahansa somesta. Se on helpointa havainnollistaa vertaamalla sisäistä somea julkiseen.

Tässä seitsemän isointa eroa:

1. Jokaisella työpaikalla pitäisi olla vain yksi some-kanava, ei useita

• Julkiset some-kanavat ovat melkoinen viidakko. Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, LinkedIn, Snapchat…. Niitä on joka lähtöön. Jokainen käyttää, mitä haluaa, ja hyvä niin.
• Organisaation sisällä tilanne on paljon rauhallisempi, jos homma on otettu haltuun. Paras tilanne on, jos työpaikalla on valittu yksi sisäisen somen alusta, kuten Yammer, Workplace tai Slack, ja siitä on tehty organisaation virallinen, yhteinen viestintäkanava. Etuna koko työpaikan yhteisessä some-alustassa on, että koko organisaation osaaminen ja innovaatiokyky saadaan yhteiseen käyttöön, ja hiljainen tieto leviää. Yhteinen alusta mahdollistaa sekä kaikkien yhteiset keskustelut että tiimikohtaiset keskustelut. Jos hommaa ei oteta haltuun, on todennäköistä, että jokainen tiimi ottaa käyttöönsä haluamansa some-alustan, jolloin syntyy vain siiloja eikä niitä isoja hyötyjä, mitä yhteinen sisäinen some toisi. Kannattaa siis ottaa tilanne haltuun niin pian kuin mahdollista, koska kun tiimit ovat rakastuneet omaan työkaluunsa, he eivät mielellään tule ulos siilostaan.

2. Sisäinen some keskittyy vain työn tekemiseen, ei ”kaikkeen”

• Julkisissa some-kanavissa näkyy koko ihmiselämän kirjo: yksi markkinoi tuotteitaan, toinen osaamistaan, kolmas kertoo, että on juomassa hyvää kahvia. Neljäs jakaa eläinrääkkäysvideoita ja viides vitsejä.
• Organisaation sisäinen some keskittyy vain yhteen asiaan: työn tekemiseen.  Siellä toki näkyy usein huumori, mutta silti jokaisen postauksen taustalla on jokin työhön tai työpaikkaan liittyvä asia. Se on tehtäviin liittyvä kysymys, ongelma, idea tai esimerkiksi tilannetiedote projektista.

3. Sisäisessä somessa on kaikilla on sama perimmäinen tavoite – julkisessa somessa useita

• Julkisessa somessa jokaisella on oma tavoitteensa. Se voi olla markkinointi, itsensä ja toisten viihdyttäminen, tiedon saanti tai jakaminen
• Sisäisessä somessa kaikilla on sama perimmäinen tavoite: saada työt tehtyä mahdollisimman hyvin.

4. Sisäisessä somessa toisen auttaminen on pyyteetöntä

• Julkisessa somessa – etenkin Twitterissä – autetaan mielellään tuntemattomia ihmisiä ja jaetaan heille tietoa. Se voi olla täysin pyyteetöntä. Mutta silti useimmillla lienee taustalla tarkoitusperä: tulla tunnetuksi osaavana ja mukavana asiantuntijana. Toisin sanottuna markkinoida.
• Sisäisessä somessa autetaan yhtä mielellään kuin julkisessa somessa. Tällöin auttaminen on kuitenkin pyyteetöntä, kun kysyjällä ja vastaajalla on sama tarkoitusperä. Sisäiseen someen ei mennä siksi, että halutaan tulla tunnetuksi vaan siksi, että siellä oleminen helpottaa omaa ja toisten työpäivää. Toki sivutuotteena sisäisessäkin somessa oma osaaminen ja auttamishalu tulee näkyväksi, ja se varmasti edistää uraa kyseisellä työpaikalla.

5.  Sisäinen some keskittyy asiaan, julkisessa somessa luodaan henkilöbrändi

• Julkisessa somessa meitä neuvotaan luomaan henkilöbrändi. Sinusta ollaan kiinnostuneita oman persoonasi vuoksi.
• Sisäinen some keskittyy asiaan. Ihmiset seuraavat ryhmiä, jotka liittyvät heidän työhönsä – ei niinkään yksittäisiä ihmisiä. On tärkeää, että olet mukava ja auttava työkaveri, mutta sinun ei tarvitse käyttää aikaa pohtimalla, miten loisit omaa brändiäsi.

6. Sisäisessä somessa tarvitaan yhteisömanageri – julkisessa somessa ”some-vastaavia”

• Julkisessa somessa yrityksillä on some-vastaavat, joiden tehtävänä on hoitaa yrityksen some-kanavia. Some-vastaavat ovat somessa näkyvästi esillä ja he ovat onnistuneita työssään, kun heidät huomataan.
• Sisäisessä somessa on yleensä yhteisömanageri, jonka rooli on tukea ja kannustaa muita – ei olla itse esillä niin paljon. Yhteisömanageri ohjaa ihmisiä viestimään sisäisessä somessa ja on onnistunut työssään, kun viestintää tulee joka suunnasta eikä hän itse dominoi keskustelua.

7. Sisäisessä somessa on yhteisesti sovitut käytännöt – julkisessa kukin on omillaan

• Julkisessa somessa eivät päde muut säännöt kuin laki ja kirjoittamattomat hyvän tavan mukaiset säännöt. Toki yksittäisillä yrityksillä voi olla työntekijöilleen some-etikettisääntöjä, kun he esiintyvät yrityksen edustajina somessa, mutta yksityishenkilöillä ei ole sellaisia. Tästä poikkeuksen tekevät erityiset ryhmät kuten kirpputorit, jotka muistuttavat organisaatioiden sisäisiä ryhmiä siten, että niillä on pelisäänöt ja yhteisömanagerit.
• Myös sisäistä somea koskee laki. Esimerkiksi kunnianloukkaukset ovat yhtä lailla voimassa niin sisäisessä kuin julkisessa somessa. Mutta sisäisessä somessa on myös paljon organisaation sisäisiä sovittuja käytäntöjä, kuten se,
  • mihin tarkoitukseen sisäistä somea ylipäätään käytetään
  • kenellä on oikeus kirjoittaa virallisia tiedotteita
  • mistä asioista puhutaan missäkin ryhmässä
  • mitä työhön liittyvää tietoa ei saa jakaa, esim. asiakkaiden nimiä ja sosiaaliturvatunnuksia

Miten sisäinen some on kuitenkin samanlainen kuin julkinen?

Eroja sisäisen ja julkisen somen välillä on monia. Yhtäläisyyksiä on varmasti vähintään yhtä monta. Tässä ensimmäisenä mieleen tulevat:

Facebookin ryhmiä käytetään samaan tapaan kuin työpaikan sisäisen somen ryhmiä. Ryhmät perustetaan vain tiettyyn käyttötarkoitukseen: esimerkiksi jalkapalloseuran asioiden viestimiseen ja treeneistä sopimiseen. Tällöin ryhmään ei sallita asiasta täysin irrallisia postauksia kuin korkeintaan silloin tällöin. Muutoin ryhmän käyttötarkoitus ei pysy selkeänä. Sama sääntö pätee työpaikan sisäisen somen ryhmissä.

Yhteistä sisäiselle somelle ja julkisille some-kanaville on  se, että kaikissa some-kanavissa pysytään ajan hermolla ja saadaan nopeasti vastaukset asiaan kuin asiaan. Joka päivä oppii uutta.

Nämä asiat tekevät sekä sisäisestä että julkisesta somesta rakastettavan! Voit oppia tuntemaan ihmisiä, joita et varmasti ilman somea oppisi tuntemaan. Se tuo työpaikoille ja ihmismieliin paljon rikkautta!

Jos haluat oppia lisää sisäisen somen käyttötavoista, hyödyistä ja työkaluista, tutustu verkkokurssiin Organisaation sisäisen somen ABC.