Valtaosalla suomalaisista organisaatiosta on jo olemassa jonkinlainen sisäinen somekanava kuten Yammer, Teams, Workplace by Facebook tai Slack. Usein kuitenkin kuulen, että kanava on vähällä käytöllä. Käytön aktiivisuuteen vaikuttaa paljon se, ovatko yrityksen johto sekä tiimeistä ja asioista vastaavat henkilöt innostuneet viestimään avoimesti yrityksen somekanavassa.

Jos itse olet johtaja, esimies, tuotepäällikkö tai projektipäällikkö, voit tehdä paljon edistääksesi oman työpaikkasi tiedonkulkua aloittamalla aktiivisen viestinnän sisäisessä somessa. Toimit mallina tiimillesi. Mutta miten pääset alkuun, jos someviestintä tuntuu vieraalta?

Listaan alla kolme vinkkiä johtajalle, esimiehelle ja päälliköille, miten pääset turvallisesti alkuun.

Johtajana sisäisessä somessa

 Johtajan pelikenttä on yleensä sisäisen somen ”Koko yritys” -ryhmä. Jaa alla olevia asioita ryhmässä, jossa ovat mukana kaikki. Nämä asiat ovat helppoja jakaa, mutta saat silti aikaan ison vaikutuksen! Henkilöstö kokee arvostusta, kun jaat oikeudenmukaisesti tietoa kaikille. Samalla luot avointa viestintäkulttuuria.

1. Kiitokset

   Kiitä aina, kun henkilökunta on saanut isoja asioita valmiiksi omalla vastuualueellasi. Suullinen kiitos on paikallaan, mutta jakamalla kiitoksen sisäisessä somessa näytät koko henkilökunnalle, että arvostat.

2. Mitä alalla tapahtuu?

   Luet varmasti paljon alan kuulumisia ja kuulet eri puolilla liikkuessasi. Jaa koko organisaatiolle kuulumiset toimialaltanne aina, kun jotain tapahtuu. Jaa linkkeinä hyvät artikkelit.

3. Analytiikkaa

   Johtajana saat omalta toimialueeltasi säännöllisesti raportointia: missä mennään. Se innostaa sinua – etenkin silloin, jos menee hyvin. Mikäli itse innostut, voit saada henkilöstöönkin virtaa jakamalla eteenpäin vaikkapa ruudunkaappauksen jostain mielenkiintoisesta tilastosta.

Esimiehenä sisäisessä somessa

Esimiehenä pelikenttääsi ovat tiimin sisäinen ryhmä, jos sellainen on esimerkiksi Microsoft Teamsissa, mutta myös koko organisaation yhteinen ryhmä, joka voi olla esimerkiksi Yammerissa.

1. Reagoi ideoihin ja huoliin tiimisi ryhmässä

   Oman tiimisi ryhmässä esimiehen tärkein rooli on ottaa kantaa asioihin, joihin vaaditaan esimiehen päätöstä. Älä jätä yhtään ideaa tai huolta roikkumaan ilman vastausta.

2. Kiitokset tiimin jäsenille
   

   Kiitä tasapuolisesti tiimiäsi joko yksilöiden suorituksista tai tiimin suorituksista. Kiitä joko tiimin sisäisessä ryhmässä tai koko organisaation ryhmässä.

3. Tiedota koko yritykselle

   Koko yrityksen ryhmässä tehtäväsi on pitää koko henkilöstö ajan tasalla tärkeistä asioista, joita tiimissäsi tapahtuu. Päätökset, muutokset ja aikataulut ovat kaikille tärkeitä. Ota tavaksi tehdä tiivistelmä viikkopalavereistasi kaikille. Parasta on, jos kaikki tiimit lähtevät mukaan tähän.

Tuotepäällikkönä tai palvelupäällikkönä sisäisessä somessa

Tuotepäällikkönä tai palvelupäällikkönä on ehdottoman tärkeää, että oman mahdollisen tuotekehitystiimin ryhmän lisäksi lanseeraat käyttöön koko organisaatiota varten yhteisen ryhmän tuotteelle tai palvelulle. Ryhmän ideana on, että kaikki voivat jakaa asiakaspalautteita, ideoita ja kysyä kysymyksiä tiimiltäsi, ja te voitte pitää kaikki ajan tasalla muutoksista. Päällikkönä vastuullasi ovat nämä

1. Tiedota pienistäkin asioista

   Hinnasto muuttuu, tuotteen käyttöliittymä paranee, saatavilla on uusi esittelyvideo. Nämä asiat eivät ylittäisi ehkä intranetin uutiskynnystä, mutta sisäisessä somessa julkaisukynnys on matala, ja kaikki ovat kiitollisia tiedosta.

2. Kysy ideoita tiimin ulkopuolelta

   Kun kehitätte tuotetta tai palvelua, on tärkeää saada mahdollisimman paljon ymmärrystä asiakastarpeista. Parasta on kysyä asiakkailta itseltään, mutta toiseksi paras tapa on kysyä työpaikkasi henkilöiltä, jotka työskentelevät asiakasrajapinnassa.

3. Huolehdi, että kysymyksiin tulee vastaus

   Usein tuotteeseen tai palveluun liittyviin kysymyksiin osaa vastata iso porukka – myös tiimisi ulkopuoliset. Varmista kuitenkin päivittäin, ettei ryhmään jää leijumaan vastaamatonta kysymystä. Mainitse keskustelussa henkilö, jonka tiedät osaavan vastata.

Projektipäällikkö sisäisessä somessa

Projektipäällikkönä olet vastuussa projektitiimin työskentelystä, mutta myös siitä, että projektin ulkoiset sidosryhmät kuten riippuvat projektit pysyvät ajan tasalla. Pelikenttääsi ovatkin tiimisi oma ryhmä esim. Teamsissa, mutta myös ryhmä, jossa osataan odottaa projektitiedotusta.

1. Tiedota projektin käytännöistä tiimille

   Projektin sisäisessä ryhmässä projektin käynnistyessä on ensiarvoisen tärkeää, että kerrot selkeästi tavasta, jolla tiimi viestii keskenään ja paikasta, jossa dokumentteja säilytetään. Jos käytössä on esimerkiksi Teams, sopikaa paikka projektin dokumenteille tietyssä kanavassa. Kerro, miten tehtäviä hallitaan.

2. Tiedota koko organisaatiolle, missä projektisi menee

   Projektipäällikkö on vuosien varrella tottunut lähettämään sähköpostilla tiedotteita riippuvien projektien projektipäälliköille. Tyypillistä on, että joku jää kuitenkin aina tiedon ulkopuolelle, kun vastaanottajat rajataan. Parempi onkin lanseerata sisäiseen someen avoin ryhmä ”Projektien tilanteet”, jossa projektipäälliköt tiedottavat  projektiensa tilanteesta. Isoilla projekteilla kuten ERP- tai CRM-projekteilla tai vaikkapa muuttohankkeella on hyvä olla oma avoin ryhmänsä koko organisaatiolle, koska viestittävää on paljon.

3. Huolehdi, että kysymyksiin vastataan

   Joka päivä varmista, ettei tiimissäsi jää leijumaan avoimia kysymyksiä, tai ettei koko henkilöstön ryhmissä ole projektiasi koskevia ihmettelyjä. Mainitse keskustelussa henkilö, jonka tiedät osaavan vastata.

Kaikille edellä mainituille ryhmille vielä yhteisenä vinkkinä: muista käyttää ahkerasti tykkäyspainiketta sisäisessä somessa! Tykkäys on helppo, mutta tehokas ele, jolla osoitat olevasi kiinnostunut kirjoituksesta ja arvostavasi sitä, että tiimisi jäsen jakaa osaamistaan.