Yammer on kuuden vuoden kokemukseni mukaan äärimmäisen tehokas työpaikan sisäinen viestintäkanava. Harmillisen monessa organisaatiossa se on kuitenkin jätetty tehokkaasti unohduksiin, koska ihmiset eivät ole tykänneet siitä.

Uskon, että Yammeria haukkuvat ihmiset haukkuvat väärää puuta. Nimittäin Yammerista ja mistä tahansa Yammeria muistuttavasta yhteisötyökalusta saa huonon, jos yritys ei keksi, mihin sitä voisi käyttää. Vastaavasti mistä tahansa yhteisötyökalusta voi tehdä hyvän luomalla selkeät ohjeet ja pelisäännöt.

Office 365 -organisaatiot maksavat Yammerista, vaikka eivät käyttäisi sitä

Yammer on osa Microsoftin Office 365 –pakettia, joten monet yritykset maksavat siitä, vaikka eivät käytä sitä. Minusta tämä on rahan tuhlausta kahdella tapaa:

• Yammerista maksetaan turhaan. Pahimmillaan maksetaan myös jostain muusta yhteisötyökalusta, kun ajatellaan, että käyttäjät tykkäisivät siitä enemmän.
• Yammerin mahdollistamat rahaa säästävät hyödyt jätetään ottamatta vastaan. Oikein käytettynä se nimittäin auttaisi vähentämään turhia työn keskeytyksiä ja nopeuttaisi tiedon kulkua halki isonkin organisaation.

Jos Yammer on yritetty lanseerata työpaikallasi jo kerran tai kaksi ilman menestystä, voi tuntua turhalta yrittää vielä kerran. En silti luovuttaisi vielä, koska oikealla prosessilla Yammerista voidaan tehdä käyttäjille mielekäs.

Minkälaisen Yammerin käyttäjät kokisivat mielekkääksi?

Yammeriin halutaan tulla, jos

• Yammer on yrityksessä kaiken keskipiste – ei sivuraide
• siellä ovat kaikki muutkin, ja sen vuoksi kysymyksiin saa nopeasti vastauksen
• siellä on kiinnostavaa sisältöä – esimerkiksi yrityksen tärkeät uutiset
• Yammerissa on sisältöä, jota ei saa muualta: uusin tieto hankkeista, projekteista, tuotteista ja palveluista
• ryhmät ovat selkeät, eli jo nimi kertoo käyttötarkoituksen
• voit itse valita, mihin ryhmiin haluat liittyä, eli ryhmät ovat avoimia kaikille
• myös johto ja esimiehet ovat mukana, ja koet, että voit aidosti vaikuttaa asioihin

Miten unelmien Yammer saadaan aikaan?

Kokemukseni mukaan seuraava, hioutunut 12 askeleen prosessi toimii aina, kun halutaan valjastaa käyttöön koko yrityksen yhteinen yhteisöllinen viestintäkanava. Tällä kertaa puhun Yammerista, mutta sama prosessi pätee toki mihin tahansa yhteisötyökaluun.

1. RYHDY YHTEISÖMANAGERIKSI

   • Jonkun on pakko ottaa työpaikan yhteisölliset viestintäkanavat vastuulleen, jotta jokin niistä saadaan valjastettua kaikkien yhteiseksi viestintäkanavaksi. Ota siis homma haltuun ja omaksu yhteisömanagerin rooli. Jossain vaiheessa voit saada sen viralliseksi titteliksi.

2. KESYTÄ KANAVAVIIDAKKO

   • Ota selvää, mitä viestintätyökaluja työpaikallasi on jo käytössä. Tiimeillä saattaa olla omassa käytössään esimerkiksi Slack, WhatsApp tai Facebookin ryhmät. Tee kartta viestintäkanavaviidakosta. Voit käyttää sitä myöhemmin, kun perustelet, miksi yksi yhteinen kanava olisi parempi.

3. SITOUTA JOHTO

   • Laadi vakuuttava esitys siitä, millä tavalla Yammer hyödyttäisi omaa organisaatiotasi toteuttamaan strategiaansa paremmin, jos se olisi koko talon yhteinen viestintäkanava. Astele tämän esityksen kanssa johtoryhmän eteen ja sitouta johto asiaan. Jos kaipaat apua tähän vaiheeseen, voit laatia esityksen ohjatusti verkkokurssillani.

4. TEE YAMMERISTA VIRALLINEN VIESTINTÄKANAVA

   • Pyydä johdolta lupa lanseerata Yammer viralliseksi viestintäkanavaksi. Tämä antaa Yammerille painoarvoa

5. INTRANETIN JA YAMMERIN SUHDE

   • Järjestä viestintäosaston kanssa palaveri, jossa teette suunnitelman siitä, mikä on Yammerin ja Intranetin uutisten suhde.
   • Jos intrassa on työtiloja (SharePointissa yleensä on), suunnitelkaa Yammerin ryhmien ja työtilojen suhde.

6. KOKOA SUUNNITTELURYHMÄ

   • Kokoa ympärillesi eri osastoilla työskenteleviä ihmisiä, jotka tuntevat talon tekemisen ja viestintäongelmat
   • Suunnittele ryhmän kanssa Yammeriin sellaisia käyttötapoja, jotka helpottavat tärkeimpiä liiketoimintoalueita tekemään työnsä helpommin.

7. LUO YAMMERIIN VALMIIKSI RYHMÄT

   • Luo Yammeriin valmiiksi ryhmät, jotka tarvitaan suunnitelmienne käyttötapojen toteuttamiseen. Myös viestintäosaston kanssa käydystä palaverista on voinut syntyä tarvetta ryhmille, esim. ”Viralliset tiedotteet”.

8. KOULUTA JOHTO

   • Järjestä johdolle koulutus, jotta he saavat selkeät ohjeet siihen, miten johtajan kannattaa olla mukana Yammerin keskusteluissa ja mitä hyötyä johtaja saa Yammerista. Tämä poistaa johdon kynnyksen olla mukana keskusteluissa.

9. KOULUTA ESIMIEHET

   • Järjestä esimiehille koulutus siitä, miten esimiehen kannattaa olla mukana Yammerissa ja miten Yammer voi helpottaa tiimin työskentelyä.

10. KOULUTA TYÖNTEKIJÄT

    • Keksi keino kouluttaa kaikki työntekijät. Jos henkilöstöä on paljon, voit valmentaa suunnitteluryhmäsi henkilöt kouluttamaan oman osastonsa ihmiset.

11. LANSEERAA NÄKYVÄSTI

    • Lanseeraus on ainakin 2 kuukauden mittainen vaihe, joka alkaa johdon tiedotuksella perinteisissä viestintäkanavissa. Puolivälissä lanseerausta on varsinainen lanseerauspäivä, joka on mielellään näyttävä. Käynnistä lanseerauksesta innostava kilpailu. Jatka lanseeraustoimia senkin jälkeen esimerkiksi järjestämällä Help Desk –tunteja ja lisäkoulutusta Yammeriin liittyen.

12. JATKA TYÖTÄ YAMMERIN PARISSA

    • Kokoa säännöllisesti yhteen suunnitteluryhmäsi, jonka kanssa analysoitte onnistumista. Esimerkiksi alussa perustetut ryhmät eivät välttämättä toimi. Tehkää yhdessä jatkosuunnitelmia.
    • Vieraile osastoilla ja suunnittele osastojen kanssa uusia käyttötapoja.
    • Jaa vinkkejä ja ohjaa käyttäjiä oikeaan suuntaan.
    • Vieraile usein myös johtajien luona ja auta heitä Yammerin käytössä.

Jos kaipaat tukea tai lisää osaamista Yammerin käyttöönottoprosessiin, tutustu Somepointin palveluihin

• Organisaation sisäisen somen ABC -verkkokurssi
• Käyttöönottoprojekti konsultin tuella: Somepolku
• Yhteisömanagerin valmennus
• Johtajana organisaation sisäisessä somessa -valmennus